Souvent considérée comme fastidieuse, la gestion des notes de frais est une des tâches administratives incontournables au bon fonctionnement d’une entreprise.

Les erreurs de traitement et les retards peuvent non seulement entraver la productivité, mais également avoir un impact sur la santé financière de l’entreprise.

Heureusement, il existe de nombreuses solutions pour simplifier et rationaliser ce processus : les outils de notes de frais. Tour d’horizon des meilleurs logiciels et applications de suivi des notes de frais d’entreprise.

Cleemy Notes de frais

Le logiciel de gestion des notes de frais par Lucca

À partir de 5€ HT/déclarant/mois • Visitez le site

Avantages :

• Intégration automatique des justificatifs papiers
• Synchronisation des cartes de paiement
• Alertes en cas de dépenses anormales

Spendesk

L’outil pour gérer les dépenses et notes de frais

Payant • Visitez le site

Avantages :

• Notes de frais dématérialisées
• Calcul des indemnités kilométriques
• Remboursement instantané

N2F

Logiciel de gestion de note de frais 100 % connecté

À partir de 4,35€ HT/mois • Visitez le site

Avantages :

• Scan intelligent des notes de frais
• Indemnités kilométriques & forfaitaires
• Nombreuses connexions et exports

Rydoo

La gestion des notes de frais intelligente

À partir de 8€ /utilisateur /mois • Visitez le site

Avantages :

• Capture instantanée des notes de frais via l’application
• Rapprochement automatique avec les cartes de paiement
• Règles automatiques de validation des dépenses

Jenji

Logiciel de gestion de notes de frais depuis 2015

Gratuit pour 1 utilisateur – Payant pour les entreprises • Visitez le site

Avantages :

• Dématérialisation des notes de frais
• Analyse des dépenses
• Paiement intégré

iPaidThat

Solution tout-en-1 pour votre gestion comptable & financière

À partir de 59€ HT /mois • Visitez le site

Avantages :

• Valeur probante des notes de frais scannées
• Gestion des indemnités kilométriques
• Application mobile native

ONexpense

L’application de notes de frais qui simplifie vos remboursements

À partir de 2,90€ HT /utilisateur /mois • Visitez le site

Avantages :

• Reconnaissance intelligente multi-TVA
• Indemnités kilométriques
• Application mobile iOS / Android

Expensya

Entrez dans l’ère du Smart Spend

À partir de 5€ HT /mois /utilisateur • Visitez le site

Avantages :

• Dépenses auto-gérées
• Indemnités kilométriques, véhicules professionnels & vélos
• Workflow avancé de validation des dépenses

Concur

Le logiciel de frais professionnels par SAP

Tarif sur demande • Visitez le site

Avantages :

• Application de scan des notes de frais
• Automatisation de la gestion des notes de frais
• Gestion des voyages d’affaires

Regate

Plateforme tout-en-un de gestion financière

À partir de 130€/mois • Visitez le site

Avantages :

• Digitalisation des notes de frais facile via l’application mobile
• Relance automatique des justificatifs manquants
• Allocation des notes de frais à des budgets pré-définis

Les outils de cet article ont été sélectionnés par notre équipe et ne sont pas sponsorisés. Découvrez comment sponsoriser votre outil.

Comment bien choisir votre outil de notes de frais ?

Vous aurez peut-être quelques difficultés à faire votre choix parmi les logiciels et applications de notes de frais listés ci-dessus.

Alors quels sont les critères essentiels à considérer lors du choix d’un outil de gestion des notes de frais pour votre entreprise ?

Numérisation des reçus

Tous les outils listés dans cet article offrent des fonctionnalités avancées de numérisation via la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Si vous envisagez toutefois d’adopter un autre logiciel de note de frais, vérifiez qu’il intègre une application de scan pour faciliter la conversion des reçus papier en données numériques exploitables.

Simplicité de mise en œuvre

Optez pour un outil qui offre une expérience utilisateur fluide, avec une navigation simple et des fonctionnalités clairement présentées qui pourront être adoptées rapidement par votre équipe. Une interface conviviale réduira la courbe d’apprentissage pour les utilisateurs, augmentant ainsi l’efficacité globale du processus de gestion des dépenses.

Des outils faciles à mettre en place, sans nécessiter une expertise technique importante, permettent aux petites équipes de démarrer rapidement sans consacrer trop de ressources à la configuration. Cela garantit une adoption rapide et une transition en douceur vers un système de gestion des notes de frais.

Intégration avec vos logiciels comptables

L’interopérabilité est un élément clé pour assurer la fluidité des opérations financières.

Choisissez un outil de notes de frais qui s’intègre harmonieusement avec les logiciels comptables que votre entreprise utilise déjà. Cela permettra une synchronisation transparente des données, évitant ainsi des tâches manuelles redondantes et réduisant les risques d’erreurs.

Personnalisation des workflows

Chaque entreprise a ses propres politiques et workflows spécifiques en matière de notes de frais.

Optez pour un outil qui offre des options d’automatisation des actions et de personnalisation, vous permettant d’adapter le système aux besoins spécifiques de votre entreprise. De la configuration des catégories de dépenses aux autorisations d’approbation, la personnalisation garantit que l’outil s’aligne parfaitement sur vos processus internes.

Coût du logiciel de notes de frais

Comparez les plans tarifaires en fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Assurez-vous que l’investissement dans un outil de notes de frais est proportionné aux avantages qu’il apportera, en tenant compte des économies de temps et de ressources qu’il peut générer à long terme.

La plupart des outils de gestion de notes de frais étant facturé par mois et par utilisateur, pensez à consulter les grilles tarifaires supérieures et inférieures à votre offre. Cela pourra vous éviter les mauvaises surprises en cas d’évolution de la taille de votre entreprise.

Prise en charge des devises multiples

Si votre entreprise opère à l’international, la gestion multidevises est incontournables pour votre outil de gestion de notes de frais.

Par exemple, si vos commerciaux se rendent régulièrement en Suisse ou aux Royaume-Uni, choisissez une application de note de frais qui saura gérer les francs et livres sterling et appliquer le taux de change en vigueur.

Notre sélection des meilleurs outils de notes de frais

Chez Codeur, nous avons opté pour Lucca pour gérer nos ressources humaines. C’est donc naturellement que nous nous sommes tournés vers son application Cleemy Notes de Frais pour faciliter l’envoi des justificatifs et le remboursement des dépenses de notre équipe.

Si vous souhaitez, comme nous, pouvoir compléter votre outil au fil de vos besoins internes, choisissez une solution telle que Cleemy (Lucca), Concur (SAP), Regate, iPaidThat, ou tout autre logiciel SIRH disponible sur le marché.

Seuls quelques collaborateurs de votre entreprise soumettent des notes de frais chaque mois ? Dans ce cas, nous vous conseillons d’adopter une application de note de frais à moindre coût, comme N2F, ONexpense ou Expensya par exemple.

Notez également que de nombreuses banques en ligne comme Blank ou Shine intègrent la gestion des notes de frais liées aux cartes bancaires professionnelles de l’entreprise.