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Connaissez-vous les cartes bancaires virtuelles en entreprise ? Bien souvent, nous ne pensons pas à utiliser les cartes de paiement numériques dans le cadre du travail. Et pourtant, elles peuvent être très utiles pour les collaborateurs ou même les auto-entrepreneurs.
Faciles à utiliser, les cartes virtuelles sont une véritable solution de paiement pratique et efficace. Cet outil numérique devient stratégique pour l’entreprise, car il lui simplifie la gestion financière et comptable de sa structure. Voyons ensemble les principaux avantages de la carte virtuelle en entreprise, que vous évoluiez dans une grande structure ou en micro-entreprise.
Une carte bancaire virtuelle est une carte dématérialisée, c’est-à-dire qui ne nécessite pas de support physique.
Comme une carte bancaire classique, elle permet de réaliser des paiements en ligne ou en magasin en toute sécurité. De même, elle possède un numéro VISA ou MasterCard à 16 chiffres, une date d’expiration et un cryptogramme visuel (CVV/CVC).
L’accès à ce type de carte de paiement est, en général, facilité par le portefeuille électronique disponible sur la plupart des smartphones via les applications mobiles Google Pay ou Apple Pay.
La carte bancaire virtuelle est une véritable solution financière numérique. Elle est très souvent générée à des fins spécifiques et temporaires. Par exemple, il est possible de créer une carte virtuelle pour régler un abonnement mensuel ou encore pour un seul achat en ligne.
Il existe deux types de carte bancaire virtuelle :
Il existe de nombreux avantages à détenir une carte de paiement numérique pour l’entreprise et tous ses collaborateurs.
Un des avantages de la carte bancaire virtuelle est sa rapidité de création ! En effet, en seulement quelques clics, il est possible de générer une nouvelle carte.
C’est un véritable atout pour une entreprise et ses collaborateurs. Par exemple, si l’un d’entre eux a un besoin de paiement immédiat, la création de carte instantanée peut s’avérer être très utile. De plus, elle ne nécessite pas l’intervention du supérieur hiérarchique du collaborateur, car la démarche s’effectue en ligne uniquement.
D’autre part, la possibilité de créer instantanément une carte de paiement virtuelle est bénéfique pour les entreprises, car elles peuvent répondre rapidement aux besoins changeants. Que ce soit pour payer un fournisseur, mettre en place un abonnement en ligne, ou gérer des dépenses ponctuelles, les cartes virtuelles offrent une solution immédiate. L’entreprise fait ainsi preuve d’une réactivité accrue.
Les collaborateurs de l’entreprise gagnent en autonomie grâce aux cartes bancaires virtuelles. Ils n’ont pas besoin de solliciter leur manager pour réaliser des achats.
L’introduction de cartes virtuelles au sein d’une entreprise permet aux collaborateurs de régler des dépenses sans avoir à utiliser leur carte de crédit personnelle. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’avancer leurs frais professionnels, d’éditer des notes de frais et d’attendre plusieurs semaines avant d’obtenir le remboursement.
Cette méthode signifie moins de stress et plus de flexibilité pour le collaborateur. Cette autonomie financière renforce sa satisfaction envers l’entreprise. Il se sent ainsi plus impliqué et valorisé au sein de la structure. Un collaborateur épanoui au travail est un collaborateur efficace et productif.
Avec les cartes bancaires virtuelles, les paiements en ligne sont sécurisés. À chaque transaction, la double authentification est demandée. Les informations des cartes virtuelles sont cryptées. Cela signifie qu’en cas d’interception par des cybercriminels, les données restent illisibles et inutilisables.
De plus, le risque de perte est nul avec une carte virtuelle, contrairement à la carte bancaire physique.
Chaque transaction effectuée avec une carte virtuelle est enregistrée et peut être consultée sur la plateforme en ligne. Ainsi, tout paiement suspect peut être repéré rapidement. La carte virtuelle peut être désactivée à tout moment, notamment quand un collaborateur n’est pas certain de la sécurité d’un site Internet.
L’équipe financière de l’entreprise peut gérer les plafonds et définir des limites de dépense pour chaque carte virtuelle. Dans ce cas, les cartes numériques peuvent être créées pour des montants spécifiques et des périodes déterminées. Cela évite tout dépassement budgétaire notamment les dépenses excessives et inappropriées des collaborateurs.
Le fait de pouvoir suivre en temps réel les transactions effectuées permet aussi aux responsables financiers de surveiller activement les dépenses et de réagir en cas d’abus.
Grâce à l’introduction de cartes virtuelles en entreprise, la gestion comptable est simplifiée et la charge administrative réduite. En effet, chaque transaction effectuée est automatiquement enregistrée dans un système comptable. Ainsi, il n’y a plus besoin de saisir manuellement les données.
Les plateformes de gestion des cartes virtuelles génèrent des rapports détaillés. Cela facilite la création de bilans financiers, de rapports mensuels et de prévisions budgétaires.
En automatisant certaines tâches administratives et en fournissant des données précises en temps réel, l’équipe financière peut ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Les cartes bancaires virtuelles ne sont pas réservées aux grandes entreprises et aux équipes ! Elles sont également un atout précieux pour les freelances.
Les cartes bancaires virtuelles permettent de séparer efficacement les dépenses personnelles et professionnelles des freelances.
En attribuant une carte virtuelle distincte à son activité professionnelle, un individu peut clairement délimiter les transactions liées à son travail des dépenses personnelles.
La séparation entre les dépenses professionnelles et personnelles du freelance simplifie grandement la gestion comptable, en évitant la confusion et réduisant le temps passé à trier les relevés bancaires.
De plus, les cartes virtuelles sont souvent dotées de fonctionnalités de reporting détaillées. Cela facilite la création de rapports de dépenses pour la comptabilité et la déclaration fiscale, un aspect essentiel de la gestion financière pour les travailleurs indépendants.
Les freelances peuvent également attribuer des cartes virtuelles à des projets spécifiques ou à des clients. De cette manière, ils peuvent aisément suivre et gérer les dépenses associées à chaque entité.
Cette approche permet une traçabilité claire des coûts liés à chaque projet, facilitant ainsi le suivi budgétaire et la facturation précise des projets.
De plus, en créant une carte spécifique à un seul projet ou client, le freelance réduit les risques de confusion ou de mélange des fonds.
Comme pour les entreprises, les cartes virtuelles offrent une meilleure protection contre les fraudes et les utilisations non autorisées pour les freelances. En effet, elles sont moins susceptibles d’être perdues ou volées qu’une carte physique.
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Wallester Business est une solution polyvalente qui répond aux besoins des entreprises de toutes tailles, des freelances aux grandes entreprises :
En s’engageant à ne prélever aucune commission sur les transactions en euros, Wallester Business cible avant tout les entreprises évoluant au sein de l’espace Euro. Elle propose toutefois d’autres devises telles que les USD ou les GBP pour les entreprises commerçant avec les pays extérieurs à l’Union Européenne.
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La création d’un compte bancaire est gratuite, il n’y pas de frais d’installation et de service.
Les cartes bancaires virtuelles sont une véritable évolution dans la gestion financière des entreprises. Elles comportent des avantages non négligeables pour l’entreprise et ses collaborateurs.
En utilisant une carte de paiement virtuelle, les employés de l’entreprise sont autonomes et donc plus impliquées dans leur vie professionnelle. Les freelances peuvent, eux, mieux gérer leurs dépenses et se concentrer sur leur activité.
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