Lors de la préparation d’une réunion multilingue, il faut prendre en compte plusieurs paramètres. Il faut d’abord choisir le logiciel de visioconférence sur lequel se déroulera la réunion, puis réfléchir à la solution de traduction en direct.

Pour traduire en direct une réunion, la première solution est de porter son choix sur un logiciel de visioconférence facilitant la traduction en direct ou proposant la traduction automatique. L’autre solution est de recourir à un interprète qui interviendra à distance pour traduire la réunion sur le logiciel de visioconférence.

Dans cet article, nous allons particulièrement aborder le thème des logiciels de visioconférence proposant de la traduction automatique ou facilitant la traduction en direct. Nous allons vous présenter 3 logiciels de visioconférence réputés  : Microsoft Teams, Google Meet et Zoom.

À quoi sert la traduction en direct d’une réunion ?

À ne pas confondre : la transcription et la traduction. Dans les logiciels de visioconférence, la transcription est l’activation de sous-titres dans la langue parlée par l’orateur (ex. : une personne parlant français a des sous-titres générés automatiquement en français). Tandis que la traduction en direct, c’est soit la traduction à l’oral des paroles de l’orateur, soit la transcription à l’écrit de la traduction.

De nos jours, il y a de plus en plus de réunions multilingues. La traduction en direct va permettre une meilleure communication et une fluidification des échanges, lors de ces réunions où diverses nationalités se rencontrent.

Les raisons pour avoir recours à une traduction en direct lors d’une réunion multilingue sont diverses  : discuter avec des prestataires ou des clients, échanger avec les différents services d’une société internationale, etc.

Certains secteurs d’activité ont plus recours aux réunions multilingues que d’autres  : l’industrie du film et des jeux vidéo, l’import-export, la logistique, la recherche, l’informatique, etc. Un chercheur français travaillant sur un nouveau médicament ou un employé d’un studio de jeux vidéo ont généralement très régulièrement des réunions en anglais.

Dans ces réunions, la barrière de la langue se pose souvent, soit parce qu’un des interlocuteurs ne parle pas la langue, soit parce que le vocabulaire est trop technique. Dans ces situations, la traduction en temps réel va permettre à chacun des participants de parler sa langue, en n’enlevant rien à la compréhension globale de la réunion.

Traduire une réunion en direct avec Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plateforme collaborative créée par Microsoft, qui intègre la visioconférence, la messagerie instantanée, le stockage et le transfert de fichiers, le partage d’agendas.

Avec Microsoft Teams, il est possible de créer ou de participer à une réunion, de passer un appel, de collaborer au sein d’un espace de travail. Microsoft Teams est intégré à Outlook et est inclus dans l’offre Microsoft 365 qui comprend aussi la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, OneNote).

Il existe plusieurs offres Microsoft Teams pour organiser vos réunions, dont une offre gratuite pour des réunions allant jusqu’à 60 minutes et 100 personnes, maximum. Avec les offres payantes, l’utilisateur a accès à des fonctionnalités supérieures  : espace de stockage supplémentaire, allongement de la durée possible de réunion, etc.

Une plateforme avec un important choix de langues

Microsoft Teams a un outil de traduction automatique en temps réel très efficace pour les réunions. Pour activer la traduction par Microsoft Teams, sélectionnez la zone légendes, puis utilisez le menu « Traduire en » pour choisir la langue d’arrivée pour les sous-titres.

Il y a pour l’instant 13 langues parlées de départ (anglais, français, allemand, espagnol, japonais, etc.) et 52 langues possibles pour les sous-titres en langues d’arrivée. Microsoft cherche à développer encore plus son offre et va proposer de plus en plus de langues dans les années à venir.

Google Meet : un outil de traduction complet

Google Meet est un outil de visioconférence développé par Google, qui remplace Hangouts. Pour organiser ou participer à une réunion, les utilisateurs doivent posséder un compte Google. La création de la réunion se fait en quelques clics depuis Gmail ou par l’interface web dédiée.

Avec Google Meet, les utilisateurs ont accès à la visioconférence, le partage d’agendas avec Google Calendar, la messagerie instantanée, les appels, le transfert et le stockage de fichiers. Pour les réunions, Google Meet a des fonctionnalités très pratiques comme la suppression du bruit de fond, le changement d’arrière-plan pour flouter ou ajouter une image.

Avec la version gratuite, la réunion peut avoir 100 personnes maximum avec une durée maximale d’une heure. Les fonctions payantes Google Workspace Essentials et Google Workspace Enterprise proposent des services supplémentaires comme l’augmentation du nombre de participants, l’enregistrement de la réunion dans Google Drive, la création de sondages, la répartition en petits groupes pendant les appels vidéo, etc.

Le déploiement de la traduction des sous-titres automatiques

Avec Google Meet, la traduction automatique en direct est possible, grâce à la technologie de reconnaissance vocale de Google. L’anglais est, pour l’instant, la seule langue de départ. Les langues d’arrivée possibles pour les sous-titres sont le français, l’allemand, le portugais, l’espagnol. Pour obtenir la fonctionnalité de traduction en direct, l’organisateur doit posséder un compte Google professionnel payant.

Google travaille actuellement massivement au développement de la traduction simultanée, afin de se mettre à niveau de son concurrent Microsoft Teams qui a pris de l’avance. À terme, de nouvelles langues seront disponibles et le système sera amélioré.

Afin d’activer la traduction sous Google Meet, vous devez cliquer sur les points de suspension en bas.  Sélectionnez ensuite « Accessibilité » puis « Activer les sous-titres ». Pour changer la langue d’arrivée, cliquez sur le menu en bas de l’écran de l’appel vidéo, puis sur « Sous-titres ». Choisissez la langue qui vous intéresse et cliquez sur « Appliquer ».

Zoom  : une plateforme facilitant la traduction simultanée

Zoom est un service de visioconférence permettant la création de réunions en ligne, salles de conférence virtuelles et webinaires. L’outil propose la visioconférence, les appels téléphoniques, la messagerie instantanée, le tableau blanc, les animations de réunion avec l’option « lever la main » et les sondages. Il est possible de modifier l’arrière-plan en remplaçant par une image ou une vidéo, ou encore de mettre des filtres.

La prise en charge des réunions est facilitée par la collaboration avec Google et Microsoft, avec la programmation des réunions possible depuis Gmail et Outlook, ainsi que le partage des calendriers.

Zoom propose une version gratuite limitée à 100 participants et 40 minutes de visioconférence. Pour aller plus loin, il est possible d’opter pour une formule payante qui offre davantage de fonctionnalités  : nombre de participants, enregistrement des réunions, stockage sur le cloud, etc.

L’interprétation simultanée et les sous-titres par un tiers

Pour traduire automatiquement avec Zoom, plusieurs solutions s’offrent à vous. La première solution est de charger un participant de traduire à l’oral en temps réel. L’interprète désigné peut être un collaborateur ou bien un interprète professionnel choisi par l’entreprise.

L’interprète a alors son propre canal audio permettant aux autres participants d’entendre la version traduite. Le canal audio de l’interprète est alors diffusé en tant que son principal, tandis que la version originale est audible à un volume beaucoup plus bas.

Pour avoir recours à la traduction en direct par un interprète désigné, connectez-vous au portail web de Zoom. Puis rendez-vous dans « Paramètres » situé dans la rubrique « En réunion (avancé) », cliquez ensuite sur « Interprétation de la langue ». Puis, créez la réunion avec un ID généré automatiquement et cochez la case « Activer l’interprétation de la langue ». Désignez ensuite votre interprète. Puis, en commençant la réunion, cliquez sur « Interprétation », puis sur « Démarrer ».

Une fois la réunion commencée, l’interprète commence à traduire en direct et les participants à la réunion se connectent au canal audio de l’interprète. Pour cela, les participants doivent cliquer sur « Interprétation » et sélectionner le canal de la langue.

À savoir qu’il est possible de créer un canal de langue pour plusieurs interprètes. Les langues possibles sont l’anglais, le français, le chinois, l’allemand, le russe, le portugais, l’espagnol et le coréen.

La deuxième solution pour faire de la traduction en direct sur Zoom est de désigner un participant bilingue qui écrira la traduction en direct. Pour cela, cliquez sur « Désigner un participant pour saisir les sous-titres », puis recherchez le participant. Une fois la réunion lancée, les participants peuvent activer les sous-titres.

D’ici fin 2022, Zoom va activer la traduction automatique en direct de 12 langues, une option qui sera disponible pour les comptes payants. Une grande avancée pour Zoom qui souhaite se mettre au niveau de Microsoft Teams et Google Meet.

L’interprétariat simultanée à distance d’une réunion

En dehors des outils de visioconférence proposant la traduction automatique, rien de tel qu’un interprète professionnel pour traduire une réunion en direct.

Il existe des sites internet et des applications qui facilitent la participation d’interprètes à des réunions multilingues. Ces sites internet s’occupent de trouver un interprète professionnel qualifié qui soit disponible pour la réunion.

L’intégration de l’interprète dans l’outil de visioconférence est également prise en charge. Parfois, un outil de visioconférence est fourni avec la solution d’interprétariat simultanée. Les entreprises d’interprétariat simultanée de référence sont Interprefy, Ulang, Linguali, Parrotize, Kudo, etc.

Notre astuce pour une réunion multilingue réussie

Avant d’organiser votre réunion multilingue, il est important d’anticiper les besoins en traduction des participants. Combien de langues différentes sont parlées  ? Combien de participants ont besoin d’un interprète  ?

Également, peut-être qu’il y a plusieurs nationalités différentes, mais que tout le monde parle anglais. Une fois l’étude des besoins en traduction effectuée, l’organisateur pourra mieux envisager la solution de traduction simultanée adaptée à ses critères.

Renseignez-vous aussi sur les différentes cultures des personnes présentes à la réunion. La communication gestuelle est très importante et un geste peut être mal perçu par un interlocuteur étranger.

Pour une traduction parfaitement rédigée de vos comptes rendus de réunions, n’hésitez pas à recourir aux services des traducteurs de Traduc.com. Contactez nos équipes pour obtenir votre devis personnalisé.

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