Quels sont les 5 types de documents officiels nécessitant une traduction certifiée ? La question peut paraître saugrenue : toute traduction a besoin d’un traducteur, point final, serait-on tenté de conclure un peu hâtivement. En effet, il faut savoir qu’une traduction certifiée est absolument obligatoire dans certaines situations professionnelles, juridiques ou diplomatiques.

Il est donc préférable d’anticiper, avant de vous retrouver un jour au pied du mur, par exemple bloqué dans une ambassade à l’étranger ou à un poste-frontière pour avoir fourni une traduction non certifiée, ou encore empêché à la dernière étape de l’ouverture officielle de votre entreprise sur un marché étranger.

Vous vous trouvez dans l’urgence, vous avez un doute et voulez vérifier si tel document que vous avez demandé l’administration du pays où vous résidez appartient ou non à la liste des 5 types de documents officiels nécessitant une traduction certifiée ? Dans tous les cas, cet article est fait pour vous : après une présentation de la définition et des enjeux de la traduction certifiée, cet article liste point par point les 5 types de documents officiels nécessitant une traduction certifiée.

Définition et enjeux de la traduction certifiée

Commençons par nous assurer de savoir ce qu’est une traduction certifiée. Elle est aussi souvent appelée traduction assermentée, voire traduction jurée. Quel que soit la manière dont on l’appelle, le propre de cette traduction est d’être obligatoirement réalisée par un traducteur assermenté. Ce traducteur assermenté se distingue de ses autres collègues traducteurs par le fait qu’il a prêté serment auprès d’une Cour d’appel : par conséquent, il bénéficie d’une reconnaissance officielle de la part de la Justice.

Cette « distinction » du traducteur assermenté par rapport à ses collègues explique aussi que les traductions certifiées coûtent généralement beaucoup plus cher que les traductions libres : les traducteurs assermentés font payer ce caractère officiel et l’engagement de leur responsabilité individuelle, et par ailleurs ils sont assez peu nombreux mais très sollicités, donc assez peu disponibles.

Concrètement, qu’est-ce qui distingue une traduction assermentée d’une traduction libre ? Tout d’abord, la traduction assermentée doit avoir été intégralement réalisée par le traducteur assermenté lui-même : il ne peut en aucun cas en déléguer une partie à quelqu’un d’autre, ou réaliser une simple relecture d’une traduction réalisée par autrui. Ensuite, une traduction assermentée contient obligatoirement la signature, le nom, le cachet assermenté et le numéro d’identification du traducteur en question.

Celui-ci engage donc clairement sa responsabilité unique quant à la conformité de la traduction qu’il procure, ce qui n’est pas le cas pour une traduction libre, qui n’a pas vocation à être signée par son traducteur. On voit donc bien en quoi ce caractère unique et « juré » confère à la traduction certifiée une dimension incontestable et reconnue par les autorités officielles.

Car nous voilà arrivés à la question de fond : à quoi sert la traduction certifiée ? Celle-ci se destine aux autorités administratives, étatiques ou judiciaires. Lorsque vous êtes tenus d’apporter la preuve d’un document-clé pour votre présence (personnelle ou professionnelle) dans un pays, c’est toujours une traduction certifiée qui est demandée.

1. Documents professionnels

Le premier type de documents nécessitant une traduction certifiée, ce sont les documents professionnels, ayant trait à votre carrière, aux preuves de celles-ci, à votre employabilité potentielle ou à votre légitimité dans un poste à l’étranger.

Parmi ces documents, on trouvera en priorité vos diplômes et éventuelles attestations de classement aux examens. Il faut attacher une importance particulière à la qualité optimale de la traduction de ces diplômes et classements aux examens. En effet, une traduction littérale ne suffit pas toujours, étant donné les incompatibilités fréquentes entre les systèmes scolaires et universitaires d’un pays à l’autre. Par exemple, un « PhD » se traduira « doctorat » en français, sous peine de n’être pas compris, ou de passer pour approximatif. Il faut donc s’assurer de recourir non seulement à un traducteur assermenté, mais aussi un traducteur réellement spécialiste de ce type de documents et qui montre une bonne maîtrise des différentes terminologies scolaires dans la langue cible.

Par ailleurs, une précision extrême est nécessaire dans la traduction de vos diplômes et de vos CV, dans la mesure où l’on n’est pas toujours recruté pour les raisons qu’on croit. Par exemple, le diplôme conserve un prestige assez fort en France, tandis que le monde anglo-saxon valorise plus pragmatiquement l’expérience sur le terrain.

Dernier point : à la fin de la traduction certifiée, pensez à vérifier que la mise en page du texte source a été respectée dans le texte final : c’est particulièrement important dans le cas d’un CV, où l’harmonie de la présentation sur la page compte beaucoup. En effet, le coefficient de foisonnement (augmentation ou diminution du volume de mots en passant d’une langue à une autre) peut influer négativement sur le travail préalable de mise en page.

2. Documents personnels

Le second type de documents nécessitant une traduction certifiée sont les documents personnels. On pense bien sûr en premier lieu aux documents d’état-civil : livret de famille, carte d’identité. Ceux-ci sont très fréquemment demandés à l’étranger, et nécessitent une traduction certifiée de par leur caractère très sensible, pour éviter les contrefaçons et usurpations d’identité. Même si la prégnance d’internet les nombreuses informations personnelles disponibles sur nous sur les réseaux sociaux compliquent de fait l’anonymat, seuls les documents d’état-civil officiels assortis d’une traduction certifiée seront in fine reconnus par les administrations étrangères.

Ensuite viennent les documents personnels liés à la mobilité : en premier lieu passeport et visa, mais aussi carte grise du véhicule et permis de conduire du conducteur. Il serait dommage de rester seul sur le tarmac de l’aéroport, ou de se casser le nez lors d’une location de voiture, seulement parce qu’on a négligé de faire réaliser à l’avance une traduction certifiée de ces documents officiels !

Enfin, on termine ce passage en revue des documents personnels par les documents de santé : résultats d’examen, ordonnance, dossier médical, mais aussi plus banalement en cette période de pandémie pass sanitaire ou vaccinal. Autant de documents cruciaux pour votre suivi médical, voire pour une intervention chirurgicale urgente, ou tout simplement pour circuler dans des zones où certains vaccins sont obligatoires.

3. Documents juridiques

On l’a vu lors de la définition de la traduction assermentée : celle-ci émane d’un traducteur qui a prêté serment à une Cour d’appel et qui est donc officiellement reconnu par la Justice. Il va donc de soi que le traducteur assermenté a à traduire des documents juridiques. Par exemple, il peut être appelé pour traduire des comptes-rendus d’interrogatoire ou de procès. Mais le plus souvent, il est occupé à traduire des actes notariés, comme par exemple des actes de propriété, des consentements à adoption, des jugements de divorce, des contrats de mariage…

Dans tous les cas, ce sont des documents absolument uniques et essentiels pour votre logement, votre vie de famille et pour faire valoir vos droits. Là encore, une traduction assermentée et parfaitement adaptée au pays cible s’impose, dans la mesure où les législations en vigueur peuvent largement changer d’un pays à l’autre, aussi bien en termes de gestion de propriété que de garde d’enfants…

4. Documents administratifs (banque, assurance)

En quatrième position de notre classement des 5 types de documents officiels nécessitant une traduction certifiée, on retrouve les documents administratifs. Ceux-ci peuvent par exemple émaner de la banque ou d’une compagnie d’assurance. S’ils ne sont pas aussi vitaux à l’étranger que vos papiers d’identité, ou aussi décisifs qu’un diplôme et qu’un CV pour obtenir un emploi, ces documents administratifs peuvent toutefois se révéler très importants pour vos démarches pratiques à l’étranger.

Attention, s’il s’agit de documents très techniques (par exemple des documents de placements financiers), mieux vaut demander, en plus de la certification du traducteur auprès d’un Cour d’appel, une véritable spécialisation dans le domaine concerné.

En outre, citons aussi les documents émanant de l’Etat, comme les convocations officielles légitimant un congé de la part de votre employeur, les convocations devant un tribunal…

5. Documents d’entreprise

Enfin, terminons notre tour d’horizon des 5 types de documents nécessitant une traduction certifiée par les documents d’entreprise. Contrairement aux documents présentés précédemment, ceux-ci concernent une entreprise dans sa dimension morale et collective, et non plus un seul individu.

Ces documents peuvent compter les extraits K-bis, les inscriptions au registre des métiers, les statuts d’entreprise, mais aussi les brevets déposés ou encore les Conditions Générales de Vente et les études de marché. Tous ces documents sont essentiels pour garantir l’implantation de votre entreprise en bonne et due forme à l’étranger.

Pour certains de ces documents, comme l’extrait K-bis ou les statuts d’entreprise, il s’agit d’une obligation absolue de traduction certifiée à faire parvenir à l’administration du pays cible. Pour des documents moins « officiels », qui ne présentent pas le même caractère urgent et obligatoire, davantage à usage interne comme les Conditions Générales de Vente ou les études de marché, une traduction certifiée peut tout de même être un atout, dans la mesure où cela met en valeur ces documents aux yeux de vos partenaires en B to B à l’étranger.

Notre astuce

Au fil de cet article à visée pratique, on a passé en revue dans le détail les 5 types de documents officiels nécessitant une traduction certifiée (aussi dite assermentée) : documents professionnels, documents personnels, documents juridiques, documents administratifs, documents d’entreprise.

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