Comment optimiser vos processus de traduction ? Si vous avez des besoins réguliers de traduction, ou systématiquement de gros volumes à traduire, ou encore un projet imminent d’ouverture à plusieurs marchés étrangers, c’est une question essentielle à vous poser.

Encore faut-il savoir ce qu’on met derrière le mot « optimiser » … Souvent, il s’agit de gagner à la fois du temps et de l’argent. Nous allons voir qu’en réalité, les deux se rejoignent.

Pour gagner en efficacité, il convient d’abord d’identifier les freins, les habitudes de travail et de communication qui vous ralentissent à votre insu.

Ensuite, il n’y aura plus qu’à choisir le ou les outils qui conviendront le mieux à votre projet. Car l’optimisation est toujours sur mesure, en fonction de vos priorités…

C’est la raison d’être de cet article, qui vous explique en détail comment optimiser vos processus de traduction.

Les freins au cours du processus de traduction

Un des premiers freins lors du processus de traduction concerne la manière de communiquer : le courriel, ce nouveau messager des temps modernes, peut en réalité faire perdre beaucoup de temps lorsqu’il s’agit d’affiner un projet de traduction entre le client et le prestataire.

Un mot mal compris, et c’est un transfert de mail et une explication qui doivent s’ensuivre, au risque parfois d’ajouter de la confusion à la confusion.

Les choses se compliquent encore quand il s’agit d’un projet de traduction conséquent, soit en termes de volumes à traduire, soit en termes de nombre de langues concernées : combien de mails à envoyer, et dans combien de langues ?

Ensuite, au moment de l’échange de fichiers, une perte de temps invisible s’opère lors du changement de format des fichiers : XML, PDF, Word etc.

A cette perte de temps s’ajoute en plus fréquemment des dommages au niveau graphique, qui nécessite une seconde passe de la part du graphiste pour retrouver la mise en forme désirée.

Enfin, une fois la traduction réalisée, il arrive que de nombreux allers-retours soient nécessaires entre le prestataire et le client, pour préciser une consigne donnée au départ de manière trop floue ou mal interprétée, pour traduire (ou au contraire, laisser dans la langue originale) tel mot essentiel employé par l’entreprise dans un sens spécifique…

On le voit, les freins inconscients sont nombreux et peuvent venir gripper sérieusement les rouages de la traduction.

Or, la traduction représente un poste important, dont la réussite et la tenue des délais impartis conditionne le succès de votre ouverture à l’international…

Voilà une excellente raison de prendre ce processus de traduction au sérieux.

Dans la suite de cet article, on vous propose de prendre le temps d’un peu de recul, pour mieux gagner ensuite en temps comme en coût : voici 5 outils pour mieux comprendre concrètement comment optimiser vos processus de traduction.

1. La traduction automatique

Il est loin le temps où on brocardait volontiers les résultats absurdes, si « premier degré », des traductions instantanées de Google !

Aujourd’hui, grâce aux apports de l’intelligence artificielle, les outils de traduction instantanée, automatique et gratuite ont fait des progrès considérables.

Ils peuvent donc vous faire gagner un temps précieux quand vos délais sont très serrés, tout en coûtant un argent nul ou négligeable.

Ils feront donc l’affaire pour des chatbots simples, des formulaires de contact, des mails à usage interne.

En revanche, leurs capacités même si elles progressent, trouveront leurs limites devant une traduction d’un document marketing important à destination de vos futurs prospects, ou encore d’un document au vocabulaire trop technique.

Dans ce cas, si vous voulez malgré tout optimiser les coûts et les délais, vous pouvez avoir recours à la post-édition.

C’est-à-dire que vous demandez à un prestataire un travail humain de modification et d’amélioration, à partir d’un document de base déjà approximativement traduit par un outil de traduction automatique.

Le travail est considérablement moins long qu’une traduction entièrement humaine : le coût et le délai en seront donc réduits d’autant pour vous.

2. L’intégration dans votre système de gestion de contenu

Généralement, l’intuition première pour s’échanger des fichiers modifiables est de les placer en format Word en pièces jointes des courriels.

Il faut donc déjà, pour le prestataire comme pour le client, prendre le temps d’ouvrir les pièces jointes, de les télécharger, puis de les transférer dans son propre dossier de travail.

Cette manipulation peut sembler anodine et presque nulle en termes de temps, mais lorsqu’elle est répétée plusieurs fois par jour voire par heure, elle peut faire perdre un temps considérable…

Temps qui n’est pas infini et dont vous pourriez disposer pour développer un autre aspect de votre stratégie marketing, tandis que votre traducteur pour lui aussi gagner du temps et avancer plus vite dans sa traduction.

Aujourd’hui, de nombreux systèmes de gestion de contenu (ou CMS) permettent en outre de configurer un compte multi-utilisateurs, en personnalisant les accès aux différentes fonctionnalités.

Ainsi, plus de fichier à télécharger, à transférer puis à réintégrer dans votre CMS !

De plus, cela facilite le travail de mise en page et évite les mauvaises surprises graphiques, fréquentes lors des changements de format de fichier.

Enfin, certains CMS – comme le bien connu WordPress – intègrent directement un plug-in de traduction très intuitif.

Voilà une occasion de combiner l’intégration de la traduction dans votre système de gestion de contenu avec le recours à la traduction automatique suivie de post-édition, comme on l’a vu dans l’astuce précédente.

3. Une vraie gestion de projet pour les traductions multilingues et les gros volumes

Souvent, lorsqu’on est consciencieux et particulièrement investi dans le développement de son entreprise, on a tendance à vouloir tout gérer soi-même.

Dans le processus de traduction, cela peut consister à vouloir traiter directement avec chaque traducteur, sans intermédiaire. Psychologiquement, il n’est pas toujours facile de déléguer.

Mais du strict point de vue de l’efficacité rationnelle, c’est pourtant une bonne idée.

Pourquoi ? Parce qu’en cas de gros volumes associés à des délais contraints, vous avez besoin d’une vraie gestion de projet.

Certaines agences et plateformes de traduction proposent ce service très appréciable.

Le travail essentiel de coordination entre les différents traducteurs, de distribution de consignes uniformes, de planification et de suivi du travail ne s’improvise pas : c’est une mission à part entière, qu’il est préférable de confier à un professionnel de la gestion de projet.

En outre, ces professionnels peuvent disposer d’outils informatiques synthétiques permettant une excellente organisation d’équipe, tels que Trello par exemple.

Cette gestion de projet revêt un caractère encore plus nécessaire lorsque vous demandez des traductions multilingues.

4. La réalisation d’une feuille de style

Il est tentant de se dire : « je paie pour déléguer le travail de traduction, et ne plus m’en préoccuper ». Effectivement, vous payez un spécialiste des langues.

Seulement voilà : qui est spécialiste de votre entreprise ? Vous ! Qui connaît le plus finement le ton qu’il souhaite adopter avec ses nouveaux prospects étrangers ? Vous encore !

Optimiser une traduction, ce n’est pas seulement mettre la main sur le traducteur le plus diplômé, le plus efficace.

C’est prendre conscience qu’une traduction véritablement optimisée est toujours une traduction sur mesure, qui respecte très précisément le ton que vous voulez prendre dans la langue cible.

D’où l’importance de prendre le temps de réaliser vous-même une feuille de style. Kézaco ? Une feuille de style est une feuille de consignes très concrètes permettant au traducteur de faire des choix conformes à votre vision.

Elle peut par exemple recueillir des directives concernant la ponctuation, le choix entre tutoiement et vouvoiement, la définition d’un ton formel ou informel, la fréquence de l’usage de l’italique, la mise en page des mots en langue étrangère…

Autant de détails faussement minuscules, qui mis bout à bout vont dessiner le style particulier de votre message dans la langue cible.

Préférez plutôt une pièce jointe non modifiable, ou encore une intégration directe dans votre outil de gestion de contenu.

5. L’atout des mémoires de traduction

Dernière astuce pour optimiser votre processus de traduction : utiliser des mémoires de traduction.

Ces mémoires sont un historique de vos traductions, qui se nourrit au fur et à mesure de vos traductions.

Certaines agences ou plateformes de traduction créent systématiquement des mémoires pour toute demande de traduction par un client.

Si ce n’est pas le cas, vous pouvez créer vous-même une mémoire de traduction ou glossaire.

Cela peut sembler fastidieux, mais c’est particulièrement rentable sur le long terme si vous avez d’importants volumes à traduire, et/ou si vous exercez dans un domaine d’activité au vocabulaire particulièrement technique (industriel, juridique, médical…).

En effet, cela évitera des allers-retours entre vous et le prestataire après livraison de la première traduction.

Ainsi, vous gagnez clairement en temps, en sérénité et en efficacité du travail final, directement utilisable puisqu’il intègre toutes vos recommandations en termes de vocabulaire technique.

Notre conseil

Au fil de cet article, on a vu combien le processus de traduction, si on n’y réfléchit pas, pouvait receler de pièges chronophages…

Heureusement, comme on l’a vu, il existe de nombreuses « bonnes pratiques » à même de fluidifier ce processus pour finalement l’optimiser considérablement, pour le prestataire comme pour le client.

Vous avez des besoins de traduction réguliers, importants et/ou multilingues ? Confiez votre projet de traduction à des traducteurs professionnels, rompus à la gestion de projet, tels que vous les trouverez chez Traduc.com.