Gérer une entreprise avec plusieurs collaborateurs, qu’ils soient salariés ou freelances, demande une organisation sans faille. Chacun d’eux doit parfaitement savoir comment effectuer ses tâches.

Une erreur courante consiste à penser que vos collègues savent – de facto – comment mener leur mission. Même s’ils ont de l’expérience, vous ne fonctionnez pas forcément comme leur ancien employeur. Ce n’est pas les mêmes outils ni les mêmes objectifs. Ce manque de précision peut conduire à une baisse de leur productivité et à des erreurs. À terme, c’est la qualité de vos prestations qui est en jeu.

Pour anticiper ces problèmes, avez-vous songé à systématiser la gestion de votre entreprise ? C’est-à-dire, créer des procédures d’opération documentées qui décrivent exactement ce qu’il faut faire, quand et comment ? Si la réponse est « non », il est temps de vous y mettre pour améliorer l’organisation de votre entreprise. Voici comment procéder !

1. Faire une liste des tâches chronophages

Avant de plonger dans la systématisation de votre gestion, examinez toutes vos tâches et obligations quotidiennes et hebdomadaires.

Identifiez chaque activité ou effort dont vous êtes responsable. Ensuite, notez le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche (si vous ne le savez pas, faites une estimation).

Ensuite, organisez votre liste par durée (par exemple 30 minutes, 60 minutes, une demi-journée…).

Enfin, passez en revue chaque point et déterminez quelles tâches peuvent être déléguées. Un indice : ce sont celles qui consomment du temps sans apporter de réelle valeur ajoutée à votre productivité.

Vous pouvez les confier à un collaborateur interne ou trouver un freelance, sur Codeur.com, pour vous aider.

2. Structurer votre système d’opération

Que les tâches soient déléguées en interne ou à un freelance, il est essentiel de créer un processus de travail. Ce dernier évite les erreurs ou approximations.

Mais avant de foncer tête baissée dans la création de divers fichiers, réfléchissez à la structure de cette base de données.

L’organisation de vos dossiers dépend des services concernés et des missions à déléguer. Cependant, une bonne règle de base consiste à les organiser par département.

3. Documenter vos processus

Une fois que vous avez identifié les tâches à déléguer et choisi une hiérarchie organisationnelle, vous êtes prêt à documenter vos processus.

Il s’agit sans doute de la partie la plus longue de la systématisation. Mais, vous gagnerez du temps à l’avenir, surtout si vous recrutez de nouveaux employés.

Créez un nouveau document (texte ou présentation) et décrivez la manière dont une tâche donnée est accomplie, étape par étape, de manière aussi détaillée que possible.

Mettez-vous à la place d’un novice qui n’a jamais effectué cette mission auparavant, et soyez vraiment précis. À chaque étape, incluez une capture d’écran. Pensez aussi à surligner ou mettre en lumière les parties les plus importantes.

4. Tester votre processus systématisé

Dès que vous avez documenté un processus, il est temps de tester son efficacité. Si vous déléguez la tâche, demandez au freelance qui l’exécutera de le parcourir.

S’il pose des questions, cela signifie que le processus de systématisation n’était pas assez approfondi et qu’il mérite plus d’explications.

Plutôt que de lui expliquer de vive voix, retournez sur votre document pour apporter les améliorations nécessaires. Demandez ensuite au collaborateur de réessayer.

5. Améliorer continuellement vos processus systématisés

Lorsque vos procédures sont en place, le travail est quasiment terminé.  Tout ce qu’il faut désormais, c’est les améliorer progressivement.

Autorisez vos employés à faire des suggestions d’amélioration : après tout, ce sont eux qui utilisent la documentation !

Par exemple, si vous avez un processus en 30 étapes pour une mission, un employé pourrait découvrir qu’il y a moyen de le réduire en 20 étapes, en automatisant certaines parties ou en les éliminant complètement. Ce qui va permettre à tous vos collaborateurs (actuels et futurs) de gagner en productivité.

La systématisation de la gestion est un élément essentiel pour toute entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité.

Avec des processus documentés, vous pouvez superviser les opérations (avec ou sans votre présence) et, plus important encore, développer votre entreprise de manière efficace.

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