Rédiger un appel d’offres n’est pas un exercice facile.

Si vous en faites un, c’est que vous avez une demande précise à formuler. Il faut donc être concis et efficace pour ne pas être débordé par des réponses qui ne concernent pas votre demande.

Alors suivez nos conseils et à votre clavier  !

1. Pourquoi rédiger un appel d’offres  ?

Un appel d’offre – ou RFP (Request For Proposal) – est généralement rédigé par un commanditaire ou maître d’ouvrage pour dénicher le soumissionnaire ou fournisseur idéal à un prix compétitif. Cette procédure doit être effectuée avec rigueur car elle permet de trouver le fournisseur ou prestataire qui saura vous satisfaire pleinement dans l’élaboration de votre projet (prestation de travaux, fournitures ou services).

Le fait de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs vous permettra d’obtenir la meilleure offre. En retour, plusieurs sociétés vous feront des propositions  : attention à ne pas vous laisser déborder par toutes ces réponses. Pour ce faire, il est essentiel de suivre une certaine stratégie quant à la rédaction de ce document clé  !

2. Suivre les différentes étapes de rédaction d’un appel d’offres

Rédiger un appel d’offres ne s’improvise pas. Il faut suivre une structure précise avec des éléments mûrement réfléchis  : une introduction, des exigences spécifiques (taille, capacité et autres fonctions), des critères de sélection (avec critères éventuelles de notation), des échéanciers avec délais de livraison et une description du processus (de l’envoi de l’appel d’offres au travail achevé).

1. En amont, effectuer la phase de recherche

Pour rédiger un appel d’offres efficace, basez-vous sur une étude de marché rigoureuse et sur l’identification précise de vos besoins. Faites une présélection, en amont, des fournisseurs susceptibles de vous satisfaire.

2. Communiquer des informations précises sur votre entreprise

En tant que commanditaire de l’appel d’offres, vous devez vous définir avec précision pour que vos futurs fournisseurs puissent identifier la nature de vos services. Expliquer clairement qui vous êtes en tant qu’acheteur  :

 Vous recherchez un fournisseur qui deviendra aussi votre partenaire dans votre projet, à vous de le rassurer.

3. Définir l’objet de votre demande

Quel est le sujet de votre document commercial  ? Résumez en quelques lignes les caractéristiques essentielles de votre requête et l’échéance de celle-ci. Plus vous serez transparent sur votre demande, plus vous recevrez des offres qui correspondent à vos attentes.

Notre conseil  : précisez les dates limites pour y répondre et celle à laquelle votre choix sera effectué.

4. Expliciter en détail vos exigences

Plus vous serez précis sur vos exigences, plus vous recevrez des réponses ciblées de la part des fournisseurs.

Ces précisions vous permettent de faire plus rapidement le tri et de ne pas perdre un temps précieux à répondre à toutes les réponses éventuelles  :

5. Établir les critères de sélection

Parfois, il est important de préciser les critères de votre sélection  : zone géographique (région, pays, Europe, international), taille, critères sociaux ou idéologiques, etc.

Soyez aussi pratique et explicitez comment le processus va se dérouler. À contrario, attention à ne pas avoir des critères trop difficiles ce qui pourraient décourager d’éventuels bons fournisseurs.

6. Lancer votre appel d’offre

Vous pouvez lancer votre appel d’offres selon deux méthodes  :

Et n’oubliez pas  : plus vous suivrez une structure précise pour rédiger votre appel d’offres, moins vous perdrez d’énergie lors du dépouillement des réponses  !