Il est souvent difficile de convaincre les membres d’une équipe d’adopter un nouveau logiciel, car les gens sont déjà habitués à utiliser un ou plusieurs outils. Casser leurs habitudes pour leur faire adopter un nouvel outil peut s’avérer difficile. Souvent, ajouter un logiciel dans une suite existante passe pour quelque chose d’optionnel.

Les plus « ouverts » au changement vont y tremper un orteil, tester la chose avec quelques exemples de tâches fictives. Les plus ronchons balayeront d’un revers de souris ce nouvel icône dans leur barre des tâches… Le reste de l’équipe se posera en observateur et au bout d’un mois tout le monde aura repris ses habitudes et aura même oublié jusqu’à l’existence d’une nouvelle solution. (Ça sent le vécu, non  ?)

Dans cet article nous allons voir comment faire pour qu’une équipe adopte un nouvel outil de travail.

Impliquez votre équipe dès le début.

Si votre entreprise a décidé d’adopter un nouveau logiciel, ou si vous y réfléchissez, ayez un plan d’attaque avant d’en parler à qui que ce soit. Il est important d’impliquer votre équipe dans la décision d’adopter un nouveau logiciel dès le début.

Leur première pensée sera que ce nouveau logiciel risque d’être trop difficile à maîtriser, ou qu’il les sortira de leur zone de confort, et perturbera les processus déjà en place.

Vous pouvez aussi demander à votre équipe s’ils ont des recommandations quant à un logiciel capable de répondre à un nouveau besoin, ou d’unifier plusieurs autres logiciels actuellement déployés. Rappelez-leur que leurs opinions sont précieuses. Vous devez donner aux membres de l’équipe la possibilité de faire des commentaires, des suggestions et des recommandations.

Même si vous avez déjà décidé d’utiliser un logiciel en particulier, le fait de recueillir des avis sur les logiciels les aidera à se sentir impliqués, quitte à les orienter dans un deuxième temps vers la solution qui a retenu votre attention (expliquez pourquoi celle-ci plutôt qu’une autre).

Choisissez un logiciel facile à utiliser.

Souvent, celui à qui revient la tâche de choisir un logiciel d’entreprise est un « utilisateur averti ». Tous les membres de l’équipe ne sont pas aussi calés et si vous souhaitez que l’adoption du nouveau logiciel soit un succès, vous devez penser à tout le monde. Ce qui est facile pour vous peut ne pas l’être pour un autre membre de l’équipe.

Il existe des solutions très simples à utiliser au premier abord mais qui possèdent également la faculté d’évoluer vers une utilisation plus pointue, comme Slack par exemple. Commencez par le début et faites évoluer les usages en ajoutant des fonctionnalités au fur et à mesure.

Ne négligez pas la formation.

Une fois que les nouveaux membres de l’équipe ont commencé à utiliser le nouveau logiciel, prévoyez quelques sessions de formation. C’est à vous de veiller à ce que les membres de votre équipe utilisent le logiciel et comprennent comment s’en servir.

Plusieurs sessions de formation peuvent être nécessaires, en fonction de la complexité du logiciel (et de la personne qui l’utilisera…) :

Lors du déploiement de votre nouveau logiciel, veillez à prendre en compte la manière dont chaque poste ou service l’utilisera. Certains membres de l’équipe auront besoin de plus de temps que d’autres pour prendre leur nouvel outil en main. Prenez le temps de soutenir chaque membre individuellement, avec des e-mails qui leur rappelle qu’ils peuvent solliciter de l’aide à tout moment.

Montrez l’exemple

S’assurer que votre équipe utilise le logiciel commence par vous. Si vous ne faites pas « vivre » votre solution tous les jours, votre équipe ne le fera pas non plus  ! Si vous voulez que tout le monde l’utilise, vous devez montrer l’exemple et devenir, au moins temporairement, l’utilisateur le plus actif.

De plus, surveillez également vos anciennes applications et n’hésitez pas à encourager l’usage de la nouvelle solution.

« Bonjour, pour ce genre de tâche, nous utilisons désormais [nom du logiciel]. N’hésite pas à me poser des questions sur son utilisation, ou fais-moi savoir si tu as des difficultés à l’utiliser ! »

Veillez à supprimer les anciennes applications aussi rapidement que possible. La meilleure façon de s’assurer que la mauvaise méthode n’est plus utilisée est de la faire disparaître !

Conclusion

Faire adopter un nouvel outil à plusieurs personnes à la fois n’est pas facile. Il ne s’agit pas juste de déclarer « Maintenant tout le monde bascule sur telle application  ! ». Cela demande des efforts, mais si vous suivez les étapes ci-dessus, vous verrez qu’il est facile d’obtenir l’adhésion puis l’adoption d’un nouveau produit à l’échelle d’une entreprise. Cela doit se faire sous la forme d’une transition en douceur et d’un accompagnement permanent.

La conduite du changement n’est pas innée, il s’agit d’un processus à apprendre. Pour vous aider à développer vos compétences managériales, n’hésitez pas à faire appel à un formateur ou coach freelance !