Avec 269 milliards d’emails envoyés chaque jour, on comprend très vite que la messagerie électronique reste un moyen de communication très utilisé dans le monde du travail.

D’ailleurs, la signature d’un email fait partie de l’identité d’une marque. Elle symbolise son professionnalisme et se transforme parfois en un véritable outil de communication.

Suivez nos 7 conseils pour créer votre signature d’email à l’allure professionnelle.

1. Indiquez clairement qui vous êtes

Cela peut paraître évident mais nous préférons le rappeler  : votre signature d’email doit indiquer clairement qui vous êtes.

Il ne s’agit pas seulement d’écrire votre nom et prénom.

Vous devez mentionner votre poste, votre rôle dans l’entreprise.

2. Proposez d’autres moyens de vous contacter

Votre destinataire préférera peut-être vous contacter autrement que par email.

Votre signature doit contenir au minimum votre numéro de téléphone et votre email. Vous pouvez aussi ajouter votre adresse, votre pseudo Skype et des liens vers vos réseaux sociaux.

Même si votre destinataire vous répond via la messagerie électronique, il s’apercevra que vous êtes une personne facilement joignable.

3. Insérez une photo de profil

Imaginez la situation suivante  : vous échangez depuis quelques temps avec une personne par email, vous ne l’avez jamais vu en vrai et pourtant vous allez la rencontrer lors d’une conférence. Comment allez-vous vous reconnaître  ?

En insérant une photo de profil dans la signature de votre email vos destinataires savent qui vous êtes. Cette photo génère également de la sympathie à votre égard.

Pour plus de professionnalisme, veillez à utiliser la même photo que sur l’ensemble de vos réseaux sociaux.

4. Faites la promotion de votre activité

Votre signature d’email constitue une très bonne opportunité de promouvoir votre site internet, votre blog ou vos produits.

Vous pouvez même aller plus loin en partageant des études de cas si vous échangez avec de potentiels clients.

5. Créez une signature pour mobile

De nombreuses personnes consultent leurs emails depuis leur smartphone.

Si vous utilisez un générateur de signature d’email, assurez-vous qu’elle soit responsive.

Veillez également à ce que votre signature s’affiche en bas de votre email lorsque vous l’envoyez depuis votre téléphone. Cela sera beaucoup plus professionnel que la mention « Envoyé depuis mon smartphone ».

6. Créez un design clair

Si vous utilisez un générateur de signature d’email vous aurez certainement la possibilité de personnaliser son aspect.

Toutefois, restez sur un design épuré et n’insérez pas trop d’éléments. Votre signature d’email n’est pas votre biographie.

Votre signature ne doit pas être trop longue et ne doit pas faire plus 7 lignes.

7. Restez cohérent avec votre marque

Quoi que vous mettiez dans votre signature d’email celle-ci doit représenter votre marque.

Cela signifie que vous devrez insérer votre logo et utiliser les mêmes codes couleurs ainsi que la même typographie.

En suivant ces conseils votre signature d’email deviendra un nouvel outil de communication. Vous pourrez facilement faire la promotion de votre marque lors de vos échanges par email.