Au moment d’appeler un prospect ou tout autre contact professionnel, il y a des chances pour que vous ne tombiez pas directement sur votre destinataire  : vous vous résignerez alors à “laisser un message après le bip”, comme vous le propose le répondeur automatique.

Mais avez-vous bien réfléchi au message vocal que vous souhaitez transmettre  ? L’avez-vous préparé et soigné, sur le fond comme sur la forme  ?

Parce qu’il ne faut pas sous-estimer l’importance d’un message vocal professionnel, voici quelques conseils à connaître pour devenir un maître des boites vocales.

Soyez audible

C’est la règle de base.

Elle peut sembler évidente, et pourtant  : il suffit d’être un peu enroué ou stressé pour s’exprimer de manière peu claire, sans même s’en rendre compte.

Pour mettre toutes vos chances de votre côté et avoir la meilleure élocution possible, voici quelques conseils à suivre  :

• Buvez un peu d’eau et raclez-vous la gorge avant de laisser votre message  ;
• Assurez-vous que votre micro ou votre téléphone est en bon état et de bonne qualité  ;
• Parlez à un bon rythme pour ne pas vous éterniser, mis n’allez pas trop vite. N’hésitez pas à marquer de courtes pauses aux moments décisifs.

Utilisez le nom de votre contact

Nous avons été habitué toute notre vie à être appelé par notre prénom.

C’est pourquoi il n’y a rien de tel que de prononcer le nom de votre contact pour attirer son attention et donner un accent plus “personnel” au message vocal.

Veillez au moins à toujours commencer votre message par “Bonjour [Prénom]…”

Restez bref

Si vous souhaitez contacter un prospect et que vous tombez sur son répondeur, il peut être tentant de vous attarder un peu pour lui expliquer ce que vous avez à proposer, voire lui faire un véritable pitch de votre offre.

Or, un message vocal interminable ne vous servira pas et donnera encore moins envie au destinataire de vous rappeler.

Évoquez brièvement la valeur ajouté de votre produit ou service, ce qu’il peut apporter concrètement à votre prospect, mais ne déballez pas tout votre argumentaire  : gardez-le pour un futur rendez-vous téléphonique (ou une vente en face à face).

Contextualisez votre appel

Lorsque c’est possible, contextualisez votre appel pour lui donner une raison légitime.

Idéalement, essayez de vous appuyer sur un précédent, par exemple  :

• Votre destinataire vous a rencontré il y a quelques jours  ;
• Il a rempli un formulaire sur votre site  ;
• Il a lui-même essayé de vous appeler  ;
• Etc.

Écoutez votre message

La plupart des boîtes vocales vous donnent la possibilité de réécouter votre message avant de le valider.

Ne manquez pas cette opportunité d’évaluer votre message vocal. Pour ce faire, mettez-vous à la place du destinataire et posez-vous ces questions  :

• Supprimeriez-vous ce message  ?
• Rappelleriez-vous l’auteur de ce message  ?
• Savez-vous qui en est l’auteur et comment le contacter  ?
• Avez-vous compris l’objet du message  ?

Exemple de message vocal professionnel

En nous appuyant sur les principes énoncés plus haut, nous pouvons établir un script basique de message vocal professionnel  :

“Bonjour [Nom du contact], je suis [Votre nom] de l’entreprise [Nom de l’entreprise].

Je vous appelle au sujet de [Raison et contexte de l’appel]. J’aimerais vous parler de [Valeur ajoutée, motivation pour que votre correspondant vous rappelle].

Vous pouvez me rappeler au [Votre numéro de téléphone] pour échanger sur le sujet.

Je vous souhaite une bonne journée. Au revoir  !”

Bien sûr, il peut être enrichi et personnalisé de multiples façons en fonction de la nature de votre appel et de votre destinataire, mais l’essentiel est là.