Vous créez et envoyez chaque jour de nombreux documents à vos clients ou prospects.

Mais êtes-vous certain qu’ils contiennent toutes les informations nécessaires et obligatoires aux yeux de la loi  ?

Il est temps de faire le point sur les mentions obligatoires sur les documents commerciaux.

Documents commerciaux  : de quoi s’agit-il  ?

Les documents concernés sont mentionnés dans les articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce  :

• Les factures  ;
• Les notes de commande  ;
• Les tarifs  ;
• Les documents publicitaires (annonces et publications diverses)  ;
• Les lettres et récépissés concernant l’activité de l’entreprise et signés par elle  ;
• Les e-mails et autres documents électroniques, sauf s’ils sont envoyés en interne ou s’ils sont d’ordre purement factuel.

Les mentions obligatoires sur les documents commerciaux

Toute personne immatriculée au RCS doit faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur ses documents commerciaux  :

• Le numéro unique d’identification à 9 chiffres (numéro SIREN)  ;
• La mention RCS, accompagnée du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée  ;
• Le lieu de son siège social  ;
• Préciser qu’elle en liquidation, le cas échéant  ;
• Pour une société commerciale dont le siège est à l’étranger  : la dénomination, la forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’État où elle est basée  ;
• Mentionner la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire, le cas échéant  ;
• Pour une personne bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique  : renseigner la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège et son numéro SIREN  ;
• Pour un entrepreneur individuel ayant affecté un patrimoine à son activité professionnelle  : mentionner l’objet de l’activité et la dénomination comportant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots “Entrepreneur individuel à responsabilité limitée” ou “EIRL”.

Les mentions obligatoires pour les sociétés commerciales

En plus des mentions obligatoires citées plus haut, les sociétés commerciales font l’objet de règles spécifiques an matière de documents commerciaux. Ainsi, la dénomination sociale doit être suivie de l’un des termes suivants, en fonction de la forme juridique de l’entreprise  :

• “Société en nom collectif” ou l’abréviation “SNC”  ;
• “Société en commandite simple” ou “SCS”  ;
• “Société à responsabilité limitée” ou “SARL”  ;
• “Société anonyme” ou “SA” (pour une SA dotée d’un directoire et d’un conseil de surveillance  : “société anonyme à directoire et conseil de surveillance”)  ;
• “Société par actions simplifiées” ou “SAS”  ;
• “Société en commandite par action” ou “SCA”  ;
• “Société européenne” ou “SE”.

Les mentions obligatoires pour les auto-entrepreneurs

Les auto-entrepreneurs sont dans certains cas concernés par des mesures particulières  :

• La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit apparaître sur certains documents (notamment les factures) pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA  ;
  
• Les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, qui ont l’obligation de souscrire une assurance professionnelle, doivent mentionner  : l’assurance, les coordonnées de l’assureur, la couverture géographique du contrat.

L’emplacement des mentions obligatoires

Il n’existe aucune obligation quant à l’emplacement ou à la taille des mentions obligatoires sur les documents commerciaux.

Elles peuvent donc être positionnées librement, à condition d’être lisibles.

Les sanctions possibles

Le non respect de ces obligations correspond à une contravention de 4ème classe et peut être puni d’une amende allant jusqu’à 750 €.