Le télétravail se répand de plus en plus, mais il peine encore à se faire une place au sein de certaines entreprises et constitue également un frein à la collaboration avec des freelances.

En effet, beaucoup de chefs d’entreprise pensent qu’une telle collaboration est impossible. Or, avec de l’organisation et une bonne coordination, manager une équipe à distance est tout à fait faisable.

Cela peut même s’avérer très efficace pour développer votre activité… à condition de suivre ces 7 règles d’or.

1. Créer une charte de travail

Le travail à distance doit être normalisé et uniformisé, pour une cohésion pleine et entière de la mission. Pour ce faire, il est conseillé de rédiger une charte contenant des règles simples, mais importantes, pour ce type de collaboration.

Ce document peut préciser les heures de connexion, les outils à utiliser, les jours de réunion, les préavis en cas d’absence ou de congés, etc.

Cette charte permet à chaque collaborateur d’être sur la même longueur d’onde.

2. Rester régulièrement en contact

Pour qu’une mission collective fonctionne, tous les collaborateurs doivent être en contact permanent. Dans votre rôle de coordinateur, il vous appartient de prendre des nouvelles sur l’avancée des membres de votre équipe, de les guider et de les conseiller.

Optez pour des outils de communication d’équipe comme Slack ou même Skype pour rester connecté avec vos collaborateurs.

Cependant, cette mission doit être menée avec bienveillance, car vous devez…

3. Faire confiance

Face à des travailleurs détachés, certains chefs de projet ont l’impression de perdre le contrôle et veulent imposer des règles (trop) strictes de surveillance. Chaque collaborateur a le droit à son espace privé et à ses moments d’intimité. Plus vous serez dans la méfiance, moins votre équipe trouvera la motivation de travailler pour vous.

Apprenez à lâcher prise.

4. Développer l’interdépendance

Les membres de votre équipe doivent travailler ensemble. Cependant, certaines compétences seront dépendantes des autres.

Par exemple, votre expert en référencement devra régulièrement communiquer avec votre webmaster et votre rédacteur. Votre community manager aura sûrement besoin de votre graphiste et de votre chef de produit pour faire son travail.

Favorisez cette interdépendance en créant des groupes de travail par thème, mais aussi en donnant à chacun les coordonnées de tous les autres collaborateurs.

5. Entretenir un sentiment d’appartenance

Un tchat général dans lequel les collaborateurs peuvent dialoguer, plaisanter ou poser des questions au groupe est le bienvenu. Vous pourrez ainsi recréer une ambiance “machine à café ” tout en favorisant la cohésion et l’appartenance.

Ce dernier point est essentiel pour garder votre équipe motivée et faciliter la collaboration à distance.

6. Utiliser des outils de suivi de projet

Difficile de travailler à distance sans un outil de gestion de projet adapté. Vous aurez l’embarras du choix entre Trello, Zoho Project, Wrike, Basecamp, Projeqtor, etc. Votre équipe saura exactement ce qu’elle doit faire, et à quel moment.

Par ailleurs, cela facilite votre vue d’ensemble pour manager au mieux votre activité et vos collaborateurs. D’ailleurs, ce type d’outils englobe souvent tout ce dont vous avez besoin pour animer une équipe à distance  : agenda, tchat, dossier, ajout de pièce jointe…

7. Organiser des points mensuels

Avec votre équipe, vous devez vous parler au moins une fois par mois. Ces rendez-vous mensuels sont l’occasion de faire le point sur l’avancée du projet, d’écouter les besoins de vos collaborateurs et de favoriser la communication entre eux. C’est aussi le moment parfait pour remotiver vos troupes  !

Laissez-les aussi s’exprimer sur les méthodes pour améliorer le travail à distance. Ils ont besoin de sentir que vous leur faites confiance.

Enfin, profitez de ces réunions pour les féliciter sur le travail accompli et rappeler que vous êtes à leur disposition s’ils ont besoin d’aide.