Le rétroplanning est un outil indispensable pour contrôler le déroulement d’un projet ou d’un événement du début à la fin.

Il vous aide à mieux gérer votre temps et à visualiser le projet sous la forme d’un calendrier, mettant en évidence les différentes étapes du processus.

Découvrez comment le réaliser et téléchargez gratuitement un modèle de rétro planning Excel.

Qu’est-ce que la rétro-planification  ?

La rétro-planification se distingue de la planification standard car elle repose sur une date de fin de projet figée.

C’est typiquement le cas pour l’organisation d’un événement, qui doit avoir lieu un jour précis  : cette date butoir ne peut pas être repoussée et conditionne la conduite du projet.

La planification inversée consiste donc à lister les différentes tâches nécessaires à la conclusion du projet et à contraindre leur réalisation dans le temps.

Par exemple, pour un festival musical, on pourrait citer les tâches suivantes  :

• Contacter les artistes  ;
• Louer un terrain / des locaux  ;
• Communiquer sur l’événement  ;
• Etc.

Autant de tâches qui peuvent se subdiviser en sous-tâches plus précises et opérationnelles.

Que contient un rétroplanning  ?

Le rétro planning contient, comme évoqué plus haut, la liste des tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation du projet. Celles-ci devraient d’ailleurs être classées de façon logique, de la tâche la plus urgente à la plus tardive (ordre chronologique).

Mais ce n’est pas tout  : chaque tâche doit également se voir assigner un responsable (ou plusieurs), ainsi qu’un état (il s’agit du statut actuel de la tâche  : en cours, en retard, fait, à faire…)

Pour visualiser au mieux la succession des différentes tâches dans le calendrier, la planification inversée s’appuie généralement sur un diagramme de Gantt, une représentation très utilisée en ordonnancement et en gestion de projet.

L’exemple de rétro planning ci-dessous illustre bien l’utilisation de ce diagramme  :

On distingue ainsi la date de début et de fin de chaque tâche et la manière dont elles s’enchaînent.

Modèle de rétro planning Excel

Vous ne savez pas comment créer votre propre rétroplanning  ? Pas de panique, nous vous proposons gratuitement un modèle au format Excel.

Pour l’utiliser, rien de plus simple  : il vous suffit de renseigner les tâches, les responsables et les états dans les trois colonnes de gauches.

Reste à surligner les plages de temps consacrées à chaque tâche pour donner forme à votre diagramme de Gantt (voir exemple plus haut).

Ce document est bien entendu à adapter en fonction de votre projet, de vos deadlines, et autres facteurs pouvant impacter votre planification inversée.