Il est possible que vos salariés soient amenés à engager des frais dans le cadre de leur activité professionnelle, et en tant qu’employeur, ce sont des frais professionnels que vous devez leur rembourser.

Comprendre comment ils fonctionnent est essentiel pour gérer efficacement les finances de votre entreprise. Cet article explore les différents aspects des frais professionnels, les modalités de remboursement et les conditions d’exonération.

Comprendre les frais professionnels

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié et qui sont nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle. Ils doivent être justifiés par des documents valables (factures, reçus…) afin d’être remboursés par l’employeur.

Avantages en nature et frais professionnels sont souvent confondus. Les avantages en nature correspondent à des biens ou services fournis par l’employeur à titre gratuit ou à un prix réduit, et constituent une forme de rémunération soumise à cotisations sociales.

Puisque les frais professionnels ne constituent pas des éléments de la rémunération, ils ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu et ne sont pas non plus soumis à cotisations sociales (dans une certaine limite d’exonération).

Les différents types de frais professionnels

Les principaux frais professionnels peuvent être classés en plusieurs catégories  :

• Frais de déplacement  : ils incluent les frais de transport (billets de train, d’avion, taxi, location de voiture), les indemnités kilométriques lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule, et les frais de stationnement.
• Frais de repas  : ce sont les frais engagés pour les repas pris lors de déplacements professionnels, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence.
• Frais d’hébergement  : les frais de séjour dans un hôtel ou un autre type d’hébergement pendant les déplacements professionnels.
• Frais de télétravail  : ils comprennent les dépenses liées au télétravail telles que l’achat de matériel informatique ou les frais de connexion internet.
• Frais de déménagement  : ce sont les frais liés au déménagement d’un salarié suite à sa mutation professionnelle ou à l’attente d’un hébergement définitif.
• Frais de fournitures et matériel  : achat de fournitures de bureau, de matériel informatique ou d’équipements spécifiques à l’activité professionnelle.

Le remboursement des frais professionnels

Lorsqu’il s’agit de frais professionnels, l’employeur a l’obligation de procéder au remboursement des sommes avancées par le salarié. Vous ne pouvez pas décider d’imputer ces sommes à la rémunération du salarié concerné.

Pour être remboursés, les frais professionnels doivent obligatoirement être nécessaires à l’activité professionnelle, engagés réellement et justifiés par des pièces comptables (factures, notes de frais).

Les frais professionnels peuvent être remboursés de deux manières  :

• Remboursement au réel  : l’employé doit fournir les justificatifs des dépenses engagées (factures, tickets de caisse) pour se faire rembourser intégralement. Ce mode de remboursement nécessite une gestion administrative rigoureuse, autant pour le salarié que pour votre entreprise.
• Remboursement forfaitaire  : l’employeur verse une indemnité forfaitaire couvrant les frais professionnels. Ce forfait est calculé selon des barèmes fixés par l’administration fiscale.

En pratique, le remboursement aux frais réels est plutôt utilisé pour les dépenses ponctuelles. Le remboursement forfaitaire conviendra mieux pour un salarié dont les missions impliquent des dépenses professionnelles récurrentes, c’est par exemple le cas pour un commercial itinérant.

Pour gérer plus facilement les remboursements et le suivi, nous vous conseillons de choisir un logiciel de notes de frais.

Un salarié peut vous faire une demande de remboursement de frais professionnels jusqu’à 3 ans après l’engagement des dépenses. Cependant, vous pouvez choisir de fixer un délai plus court au sein de votre entreprise.

L’exonération des frais professionnels

Les remboursements de frais professionnels, qu’ils soient au réel ou au forfait, sont exonérés de cotisations sociales à condition qu’ils soient justifiés et respectent les plafonds fixés par l’administration fiscale.

Si ces limites sont dépassées, les montants excédentaires sont réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales.

Pour connaître les limites d’exonération, vous devez vous référer aux barèmes de l’URSSAF correspondants à l’année en cours.

Afin de bénéficier de l’exonération de charges sociales, vous devez pouvoir prouver que le salarié a effectivement été contraint d’engager ces dépenses pour la bonne exécution de son travail et vous devez également être en mesure de fournir les justificatifs de ces frais.

Conclusion

La gestion des frais professionnels est une composante essentielle de la gestion financière et fiscale de l’entreprise. Bien comprendre les différents types de frais et connaître les modalités de remboursement et d’exonération permet d’assurer une gestion efficace et conforme aux obligations légales.

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