Embaucher un salarié est une étape cruciale, surtout dans une petite entreprise ou s’il s’agit d’une première embauche. Il est essentiel de bien calculer le coût total d’un salarié afin de garantir la viabilité financière de votre entreprise suite à ce recrutement.

Cet article vous aide à estimer les différents coûts liés au recrutement et à l’emploi d’un salarié, afin d’éviter les mauvaises surprises.

Pourquoi calculer le coût d’un salarié  ?

Dans une TPE ou une PME, une embauche représente souvent une grosse étape. Avant de vous lancer dans le recrutement, que ce soit une première embauche ou non, il est nécessaire de connaître le coût d’un salarié pour savoir si cela correspond bien au budget que vous pouvez allouer pour cette embauche. 

Pour cela, il faut prendre en compte tous les éléments qui constituent le coût d’un salarié  : sa rémunération, mais aussi les charges sociales dues sur le salaire ainsi que tous les frais liés à l’embauche.

En calculant le coût d’un salarié, vous pourrez déterminer si vous disposez des ressources nécessaires pour ce recrutement. De plus, cela vous aidera à évaluer si la valeur ajoutée par ce nouveau salarié compensera les coûts engagés, et donc si cette embauche est justifiée.

Les coûts à prévoir pour embaucher un salarié

Le coût d’un salarié ne se limite pas au salaire indiqué sur son bulletin de paie ni même à son salaire brut. Bien que ces éléments fassent partie des dépenses à anticiper, d’autres coûts tout aussi importants doivent être pris en compte pour évaluer le coût total d’un salarié.

Le coût de l’embauche d’un salarié

Recruter un salarié engendre des frais spécifiques avant même l’arrivée du nouvel employé. Ces coûts peuvent être répartis en plusieurs catégories  :

Les frais de recrutement  :

• Méthode de recrutement  : annonces sur des sites de recrutement, cabinet de recrutement, chasseurs de tête, logiciels ATS…
• Type de processus  : tests en ligne, évaluations psychométriques, entretiens multiples…

Le temps et les ressources internes  :

• Mobilisation des équipes  : selon la taille de votre structure, vous n’avez pas forcément de personne en charge des ressources humaines, ce qui signifie que vous ou d’autres personnes vont être détournées de leurs tâches principales le temps du recrutement.
• Gestion administrative  : organisation des entretiens, préparation des contrats, vérification des expériences, tâches administratives, logiciel SIRH…

L’intégration et la formation  :

• Période d’intégration  : sessions d’accueil, présentations des procédures internes, immersion dans la culture d’entreprise.
• Formation initiale  : formations techniques, mentorat, supports de formation spécifiques…

Les éléments de base de la rémunération

En ce qui concerne la rémunération de votre futur salarié, vous devez prendre en compte son salaire brut ainsi que les cotisations patronales que vous payez sur chaque salaire. Ces cotisations représentent environ 22 à 42 % du salaire brut et comprennent les contributions pour la sécurité sociale, l’assurance chômage, la retraite, et la formation professionnelle.

Cela correspond à ce que l’on appelle le salaire super-brut  : il s’agit du coût total pour l’employeur, qui inclut le salaire brut du salarié et l’ensemble des cotisations patronales. Il représente la somme que l’entreprise doit réellement dépenser pour employer et rémunérer un salarié.

Les cotisations et avantages peuvent différer selon le statut du salarié. Par exemple, pour les cadres, les cotisations pour la retraite sont généralement plus élevées. Ils peuvent également bénéficier de conventions collectives spécifiques.

Les coûts annexes à prévoir

En plus des frais de recrutement et des éléments liés à la rémunération, des coûts annexes vont s’ajouter au coût d’un salarié.

Obligations légales

• Mutuelle santé  : depuis 2016, il est obligatoire pour l’employeur de proposer une mutuelle santé à ses salariés et de contribuer à son financement.
• Frais de transports  : vous devez, en tant qu’employeur, prendre en charge 50 % du coût des titres d’abonnement de vos salariés qui utilisent les transports publics.
• Formation  : il faut également prévoir un budget pour la formation continue du salarié afin de maintenir ses compétences à jour, par le biais du CPF par exemple, dans le cadre du droit à la formation.

Locaux et matériel

Recruter un salarié implique souvent des coûts liés à l’espace de travail. Ces coûts incluent le loyer, les charges (électricité, chauffage…), et l’aménagement du poste de travail (bureau, chaise…). De plus, chaque salarié a besoin d’un ensemble de matériel pour accomplir ses tâches. Si vous n’avez pas déjà l’espace nécessaire ou le matériel, cela peut signifier des dépenses supplémentaires importantes. 

Autres coûts facultatifs

• Avantages en nature  : tickets-restaurant, logement, voitures de fonction…
• Primes  : primes d’intéressement, bonus de performance, participations aux bénéfices…
• Bien-être au travail, événements et activités de team-building.
• Frais de télétravail  : fournir les équipements nécessaires et participer aux coûts liés à l’installation et à l’utilisation de l’Internet à domicile.
• Indemnités kilométriques.

Le coût d’une embauche ratée

Lorsque vous embauchez un nouveau salarié, il peut malheureusement arriver que cela ne se passe pas aussi bien que prévu. S’il ne faut pas forcément le prendre en compte dans le calcul du coût d’un salarié parce que cela reste une exception, une embauche ratée a aussi un coût qu’il ne faut pas négliger et que vous devez pouvoir supporter.

Rompre une période d’essai

La période d’essai permet de tester les compétences du salarié avant de confirmer son embauche. Pendant cette période, il est plus facile de mettre fin au contrat en cas d’inadéquation, mais cela n’est pas sans coût.

La gestion de la fin de période d’essai engendre des coûts administratifs (préparation de documents, entretiens de fin de contrat, etc.). De plus, reprendre le processus de recrutement pour trouver un remplaçant engendre de nouveaux frais de recrutement et mobilisation de ressources internes.

Licencier un salarié

Une embauche ratée en dehors de la période d’essai peut entraîner des coûts significatifs  :

• Selon l’ancienneté du salarié et les raisons du licenciement, les indemnités de licenciement peuvent varier et représenter une part importante des dépenses.
• Le salarié licencié a droit à un préavis et à la compensation des congés payés non pris.
• En cas de contentieux ou de négociation de départ, des frais juridiques peuvent s’ajouter.
• Coûts de recrutement et formation du remplaçant.

Conclusion

Le calcul du coût d’un salarié ne se limite pas au salaire inscrit sur le bulletin de paie, ni même à son salaire brut. Il englobe d’autres aspects, tels que les cotisations patronales et divers coûts annexes, obligatoires ou facultatifs.

Dans cet article, nous avons listé quelques-uns des éléments à prendre en compte dans le calcul du coût d’un salarié, pour vous aider à anticiper au mieux ces coûts afin de vous assurer que votre recrutement est justifié.

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