En quête d’un logiciel pour les notes de frais facile à utiliser et adapté à votre entreprise ? Avouons que la gestion des reçus et indemnités kilométriques s’avère parfois être un casse-tête. Les tickets papier ont tendance à se perdre…

Pour minimiser ce phénomène, mieux gérer vos remboursements (et ceux de vos employés) tout en optimisant vos dépenses, cap sur les 15 meilleurs logiciels de notes de frais du marché !

1. N2F, le logiciel de note de frais zéro papier

S’adressant aux professionnels en quête d’une gestion dématérialisée de leurs notes de frais, N2F permet de saisir les dépenses depuis une application mobile avec photo et scan intelligent, d’envoyer les notes de frais pour paiement, de gérer les approbations et les remboursements, et de suivre les dépenses en temps réel.

En bonus : N2F propose des rapports analytiques pour une vision claire des dépenses.

Prix : N2F propose une formule Business à 3.90€ par mois, une offre Enterprise à 5,40 € par utilisateur et par mois et un plan Advanced sur devis.

2. Payhawk, la mobilité avant tout !

Avec Payhawk, la gestion des notes de frais prend une nouvelle dimension. Axé sur la mobilité, il propose des cartes de paiement d’entreprise pour faciliter l’analyse des dépenses des salariés. De plus, Payhawk permet un suivi précis du kilométrage parcouru et la personnalisation des indemnités kilométriques.

Enfin, l’application offre la possibilité de définir des règles et des validations de notes de frais, de manière automatisée.

Prix : les tarifs sont disponibles sur demande.

3. Evoliz, le logiciel de note de frais intuitif

Le logiciel de notes de frais Evoliz facilite la déclaration et la validation des dépenses. Synchronisé avec les données de la banque, Evoliz affiche ainsi, en temps réel, l’état de votre trésorerie.

Via une interface épurée et intuitive, l’outil aide les salariés à déclarer facilement leurs dépenses ou les frais kilométriques. Côté comptabilité, le responsable peut approuver ou refuser manuellement chaque fiche de remboursement, ou bien créer un flux d’approbation automatisé.

Prix : pour accéder aux fonctionnalités liées aux notes de frais, vous devez souscrire – au minimum – à l’offre Banana Split (31,50€ par mois).

4. Cleemy (par Lucca), le logiciel RH aux multiples facettes

Partie intégrante de la suite RH Lucca, Cleemy propose une saisie intuitive des dépenses. Son application mobile permet aux utilisateurs de télécharger les reçus en quelques secondes, de gérer des workflows d’approbation et de remboursement, et de veiller au respect des règles fiscales et sociales.

Utilisé par de nombreuses entreprises, associations et multinationales, ce logiciel de notes de frais évolue constamment pour s’adapter aux besoins des collaborateurs mobiles et aux nouvelles exigences fiscales.

Prix : 6€ par mois et par utilisateur.

5. Jenji, votre conseiller financier

Très moderne, l’application mobile Jenji permet de scanner les tickets et les reçus, de soumettre des notes de frais, de paramétrer des indemnités forfaitaires et de valider les remboursements de façon automatique. Les collaborateurs, comme le comptable et le responsable financier, gagnent du temps dans le traitement des justificatifs de dépenses.

Son point fort : Jenji conseille aussi les entreprises en quête d’optimisation fiscale, effectue une veille réglementaire et présente une comptabilité analytique.

Prix : Jenji propose un plan gratuit pour les indépendants (Solo), une formule à 5 € HT par utilisateur et par mois (Teams) et une solution sur mesure.

6. Spendesk, le logiciel de note de frais intelligent

Envie de centraliser les dépenses des salariés et de bénéficier d’une meilleure gestion des notes de frais ? Grâce aux cartes de paiement Spendesk, le suivi, la récolte, la validation et l’analyse des justificatifs de dépenses deviennent plus fluides !

Bien plus qu’un simple logiciel de notes de frais, Spendesk offre une vision bancaire globale, intègre des fonctionnalités liées aux budgets et génère des rapports financiers pertinents.

Prix : il existe un plan gratuit limité à 4 cartes physiques, 4 utilisateurs et 1 approbateur. Pour davantage de besoins, vous devrez demander un devis.

7. Qonto, une banque en ligne pour les pros

Banque 100 % en ligne pour les professionnels, Qonto facilite aussi la gestion des notes de frais. Les employés, comme les dirigeants, peuvent effectuer leurs dépenses avec une carte Qonto, catégoriser leurs transactions et ainsi automatiser le traitement des frais et des indemnités kilométriques.

Sécurisée et sécuritaire, l’application permet aux gestionnaires de créer des sous-comptes, des accès multiples et des règles d’approbation.

Prix : Qonto propose des offres Basic (9 € HT par mois), Smart (19 € HT par mois) et Premium (39 € HT par mois).

8. Factorial, logiciel RH tout-en-un

Reconnu comme une solution complète pour la gestion des ressources humaines, Factorial intègre un logiciel de notes de frais. La synchronisation avec son outil SIRH facilite le remboursement des dépenses, puisqu’elles sont directement ajoutées en supplément sur les fiches de paie. Un moyen de gagner du temps et d’éviter les oublis !

Prix : Factorial propose deux formules. Une Business à 5.75€ par utilisateur et par mois et une Entreprise à 8€ par utilisateur et par mois.

9. Concur, gérer les notes de frais et les voyages d’affaires

Logiciel de notes de frais spécialisé dans la gestion des déplacements professionnels et des frais kilométriques, Concur convient aux entreprises mobiles ! L’outil se transforme en véritable plateforme d’automatisation pour simplifier la récolte des justificatifs, approuver les dépenses et veiller à la conformité réglementaire.

Les collaborateurs peuvent scanner les notes de frais via l’application mobile de Concur et ainsi envoyer leur demande de remboursement en temps réel. La trésorerie de votre entreprise reste continuellement à jour !

Prix : disponible sur demande.

10. Pleo, logiciel d’automatisation des notes de frais

Conçu pour faciliter la gestion des dépenses, Pleo offre des cartes de paiement d’entreprise, un suivi en temps réel des dépenses et un outil de capture des reçus. Sa fonctionnalité phare ? L’automatisation des flux de validation, suivi et approbation des indemnités kilométriques et des frais de bouche.

Cet outil moderne s’intègre à votre logiciel de comptabilité pour centraliser et optimiser la gestion de votre trésorerie.

Prix : l’offre Starter est gratuite pour les TPE (limitée à 3 utilisateurs). Pour davantage de fonctionnalités, optez pour la formule Essentiel à 39€ par mois ou Advanced à 79€ par mois.

11. Rydoo, l’outil qui optimise le cycle de remboursement

Rydoo se caractérise par une capture aisée des reçus et l’utilisation de l’intelligence artificielle. Vos salariés en déplacement peuvent photographier leurs reçus, depuis leur smartphone, les envoyer par email ou directement dans l’application mobile Rydoo. Un robot interprète les données clés du justificatif (date, montant et commerçant) pour les transformer automatiquement en notes de frais.

De plus, vous pouvez définir votre propre politique de frais pour limiter les remboursements, recevoir des alertes en cas de dépenses importantes et automatiser leur validation.

Prix : Rydoo propose un forfait Essentials à 8€ par mois et par utilisateur, ainsi qu’une formule Pro à 10€ par utilisateur et par mois.

12. Onexpense, le logiciel de note de frais des TPE

Destiné aux indépendants et petites entreprises, ONexpense offre des fonctionnalités simplifiées pour automatiser le processus de soumission, d’approbation et de remboursement des dépenses.

Une de ses principales caractéristiques est son confort d’utilisation ! Avec une interface ergonomique et des formulaires tramés, ONexpense fluidifie la saisie des notes de frais, l’archivage et le suivi des dépenses.

Prix : le plan ONexpense Entreprise coûte 2.9€ par utilisateur et par mois, la formule Archivage Probant est à 4.4€ par utilisateur et par mois.

13. Expensya, solution digitale pour vos notes de frais

Logiciel de notes de frais 100 % digital, Expensya simplifie le quotidien des entreprises connectées. Inutile de conserver les reçus en papier, qui ont tendance à se perdre… Avec Expensya, vos salariés numérisent leurs tickets et archivent ainsi leurs dépenses en respectant les critères légaux et fiscaux.

La plateforme offre également des conseils et des ressources pour garantir une gestion optimale des notes de frais.

Prix : les TPE et PME ont le choix entre une formule à 5€ par mois et par licence, et un plan à 8€ par mois et par licence. Les grands groupes sont invités à demander un devis.

14. Pennylane, la plateforme de gestion financière

Pennylane comprend toutes les fonctionnalités des autres plateformes… Son véritable atout se situe dans son potentiel d’intégration ! En effet, ce logiciel de note de frais se connecte à de nombreux outils : Hubspot, Payfit, Qonto, Shine, Sellsy, Zapier, Silae, Zoho… et à la plupart des banques.

Cette synchronicité transforme Pennylane en véritable outil de gestion financière, facilitant votre suivi comptable.

Prix : les plans vont de 14€ à 199€ par mois.

15. Expensify, un logiciel de notes de frais qui s’intègre à votre comptabilité

Comme Pennylane, l’outil Expensify se connecte à vos logiciels financiers, comptables et bancaires. Si vous utilisez des suites comme Quickbooks, Oracle, Sage, Workday ou des applications telles que Kayak, AirPlus ou Travel Perk, vous pouvez enrichir vos plateformes avec un module puissant de gestion de notes de frais.

Grâce au scan mobile et à l’extraction automatisée des données, le processus de remboursement devient plus rapide. Vous avez aussi la possibilité de créer des flux d’approbation et d’analyse pour gagner en productivité et minimiser les oublis.

Prix : Expensify propose un essai gratuit. Pour connaître les tarifs de chaque formule, demandez un devis.

Comment choisir son logiciel de notes de frais  ?

Lorsque vient le moment de choisir un logiciel de gestion des notes de frais, plusieurs critères essentiels doivent guider votre décision :

• L’ergonomie : une solution intuitive et ergonomique garantit une prise en main rapide et limite les erreurs durant la saisie des données.

• La mobilité : souvent, les notes de frais sont générées par des déplacements. Veillez à ce que l’outil choisi propose une application mobile fiable, permettant à vos équipes de saisir leurs dépenses en temps réel, depuis n’importe où.

• La personnalisation : chaque entreprise a ses propres besoins, politiques de remboursement et processus d’approbation. Assurez-vous que le logiciel choisi puisse être adapté aux spécificités de votre organisation.

• L’analyse  : un logiciel de notes frais avec des reportings et tableaux de bord permet de visualiser votre trésorerie en temps réel et de mieux gérer vos dépenses.

Est-ce utile d’avoir un logiciel dédié aux notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un casse-tête, surtout dans les grandes entreprises ou pour les professionnels voyageant fréquemment.

C’est ici qu’un outil dédié à la justification de ces dépenses entre en jeu ! Plutôt que de gérer manuellement des piles de reçus, de perdre du temps dans des tâches administratives fastidieuses et de courir le risque d’erreurs, un logiciel de notes de frais automatise et simplifie le processus. Il facilite le suivi, l’approbation et le remboursement des dépenses, tout en assurant une conformité aux règles comptable.

Alors oui, un logiciel dédié aux notes de frais est un investissement judicieux qui améliore l’efficacité et la productivité de votre service comptable !

Notre astuce pour choisir un logiciel de notes de frais

Combien d’utilisateurs vont se connecter au logiciel de notes de frais ? Qu’avez-vous besoin comme fonctionnalités pour mieux suivre vos dépenses et celles de vos collaborateurs ? Voilà deux questions qui vous aideront à savoir quel outil comblera vos attentes !

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