Si vous exercez une activité commerciale, vous devez choisir un logiciel de caisse adapté à vos besoins professionnels et à votre activité.

Quelles fonctionnalités sont nécessaires pour gérer au mieux votre commerce ? Comment choisir parmi la multitude d’outils présents sur le marché ?

Un bon logiciel de caisse enregistreuse vous permet d’encaisser les clients, d’enregistrer tous les achats mais également d’enregistrer certaines opérations comptables et fiscales pour vous faciliter la tâche.

Voici tout ce que vous devez savoir pour choisir votre logiciel de caisse et développer votre activité.

Quelle est l’utilité d’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse est un système informatisé dans lequel vous pouvez enregistrer les livraisons de biens et les prestations de services qui ne nécessitent pas de facturation.

Cette solution s’adapte aux commerces de détails en incluant les bars, les restaurants, les épiceries, les salons de coiffure et bien d’autres. Le logiciel de caisse doit être adapté à votre activité.

Par exemple, un restaurant ou un bar a tout intérêt à choisir un logiciel de caisse capable de prendre les commandes à distance, de générer des notes et de gérer les stocks.

Un épicier devra opter pour un logiciel qui lit les codes barre et permet de gérer un inventaire.

Un logiciel de caisse facilite la tâche du commerçant au quotidien, c’est un outil indispensable pour votre entreprise.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse doit être en mesure de gérer l’action commerciale de votre commerce et d’assurer le suivi systématique de la vente.

Pour réaliser ces tâches, votre logiciel de caisse doit avoir les fonctionnalités suivantes :

Les commerces physiques doivent faire face au succès de l’e-commerce en proposant le plus de fonctionnalités possibles.

Un bon logiciel permet aussi d’améliorer la productivité au sein des équipes d’une boutique.

Les systèmes de logiciels de caisse

Il  existe aujourd’hui des systèmes traditionnels et des systèmes tactiles informatisés. Vous connaissez sans doute le logiciel de caisse sous le nom de caisse enregistreuse.

Les systèmes traditionnels se présentent comme une solution d’encaissement sous forme de caisse à touches ou de caisse électronique plus évoluée.

Ces systèmes permettent avant tout de réaliser des calculs pour les taxes comme les additions et les multiplications, d’imprimer les tickets de caisse et de rendre la monnaie aux clients.

Les systèmes informatisés permettent de répondre à de nouveaux besoins en matière de productivité et de performance.

Ils sont reliés à un système informatique comme un ordinateur ou une solution mobile et proposent beaucoup de fonctionnalités.

Ces nouveaux systèmes transforment votre ordinateur en caisse enregistreuse.

En plus des fonctionnalités proposées par les systèmes traditionnels, les systèmes informatisés et tactiles permettent de réaliser des encaissements en incluant des programmes de fidélité ou un rapport d’activité quotidien.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir votre logiciel de caisse ?

Parmi les systèmes existants sur le marché, vous devrez faire un choix pour faciliter vos tâches professionnelles. Un bon logiciel de caisse vous permettra d’améliorer la productivité de votre commerce.

1. Choisir un logiciel de caisse adapté à votre activité

En fonction de votre secteur d’activité, les besoins sont différents. Le logiciel doit s’adapter à vos besoins et à vos habitudes professionnels.

Le logiciel de caisse doit surtout vous aider à gagner du temps et améliorer votre productivité.

Avez-vous besoin de lire des codes barres, de passer des commandes à distance ou de générer des cartes de fidélité et des bons cadeaux ?

Cela dépend bien sûr de votre activité. Les besoins d’un coiffeur seront différents des besoins d’un restaurateur ou d’un épicier.

Définissez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour faire une première sélection des logiciels qui répondent à ces critères.

2. Un logiciel adapté à tous

Un logiciel de caisse ne doit pas être trop complexe à utiliser. En effet, même si, à force d’expérience vous maîtrisez votre caisse enregistreuse, pensez au temps que vous passerez à former vos employés.

Le logiciel de caisse doit être accessible à tous, simple d’utilisation et le plus intuitif possible. En quelques heures, le saisonnier ou l’employé doit être en mesure de maîtriser l’outil.

3. Un outil certifié

Les commerçants et les sociétés soumis à la TVA doivent obligatoirement utiliser un logiciel de caisse. L’outil que vous choisirez doit respecter la législation en vigueur depuis 2018.

Il doit donc répondre à certaines normes en matière de sécurité, l’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données.

Cette réglementation à été mise en place pour lutter contre la fraude à la TVA. Si vous ne respectez pas une de ces règles, le montant de l’amende peut s’élever à 7500€.

4. Les services associés de l’éditeur de logiciel

Pourquoi choisir un logiciel plus qu’un autre s’ils proposent les mêmes fonctionnalités ? Regardez de plus près les services associés fournis par l’éditeur des logiciels.

Si l’éditeur propose une formation pour apprendre à maîtriser parfaitement l’outil et à en exploiter tout le potentiel, vous avez tout intérêt à choisir ce logiciel de caisse.

Il peut aussi s’agir d’une assistance téléphonique ou instantanée en cas de panne ou de questionnement.

5. Analyser le coût du logiciel de caisse

Vous ne devez pas forcément choisir le logiciel de caisse le moins coûteux. Après tout, si celui-ci est performant et que vous avez le budget nécessaire, vous pouvez tout à fait investir dans un outil coûteux qui vous facilitera la vie.

En revanche, vous devez vous assurez de choisir un logiciel de caisse qui ait un bon rapport qualité/prix.

Prenez le temps de calculer le coût total de l’outil en prenant en compte tous les frais annexes possibles comme les coûts de maintenance ou les frais des mise à jour.

Choisissez un logiciel de caisse adapté à vos besoins professionnels et à votre secteur d’activité pour assurer une bonne organisation et améliorer la productivité au sein de l’équipe.