La première étape dans la gestion des documents d’une entreprise est la plus importante : celle du choix de dématérialiser ou non les documents papier vers un système de gestion électronique des documents (GED). Une fois cette décision prise, vous devez choisir le bon système de gestion électronique des documents : le système qui répondra le mieux aux exigences uniques de votre entreprise.

Cependant, le choix d’un système de gestion des documents (GED) peut être un vrai casse-tête : les options disponibles sont si nombreuses qu’il est parfois difficile de trouver exactement le logiciel dont vous avez besoin. Difficile de vous aider sur ce point, mais nous allons commencer par résumer les points clés auxquels vous devez vous intéresser de près.

Qu’est-ce qu’un GED ?

Avant toute chose, nous allons définir ce qu’un système de gestion des documents est capable de vous apporter. Il s’agit essentiellement d’un classeur électronique que votre société peut utiliser pour organiser tous les documents, numériques et papier.

Toute copie papier peut simplement être importée dans le GED à l’aide d’un scanner. Souvent, les systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs d’entrer des métadonnées, qui peuvent être utilisées pour organiser tous les fichiers stockés.

La plupart des logiciels de gestion de documents disposent d’un moteur de recherche intégré, qui permet aux utilisateurs de naviguer rapidement dans les différentes bibliothèques de documents, même les plus étendues, pour accéder au fichier approprié.

Petit tour d’horizon de ce qu’un bon GED est capable de faire :

Comment choisir son système de gestion électronique des documents ?

Lors du choix d’un système de GED, il faut tenir compte de quelques caractéristiques essentielles.

Discutez des besoins de votre entreprise avec vos collaborateurs afin de bien cerner les fonctionnalités que votre futur outil devra gérer. Lorsque vous contacterez les représentants commerciaux des différents GED retenus, assurez-vous d’obtenir les spécifications techniques et les prix par écrit.

Voici les points importants qui devraient guider votre choix vers une solution plutôt qu’une autre :

1. Sécurité

Le système doit vous permettre de restreindre l’accès à certains dossiers et fichiers. Vous devriez pouvoir définir des autorisations d’accès par employé. Demandez également ce qu’il se passe si les documents venaient à se perdre.

La sécurité numérique de l’application doit inclure des questions sur le cryptage, et les procédures de transmission réseau interne/externe.

2. Structure des fichiers

Le système doit offrir une structure de fichiers facile à utiliser et qui a du sens pour les utilisateurs, comme par exemple une approche « armoire-tiroir-dossier ». En gros, il doit pouvoir être capable de classer vos documents dans une arborescence cohérente, comme le sont les documents papiers dans vos archives…

3. Recherche avancée

Vous devez disposer d’un large éventail d’options pour vous aider à trouver rapidement des dossiers. Vous devez pouvoir effectuer une recherche non seulement par le nom du dossier, mais aussi par le contenu de ce dossier, par la date de sa dernière modification, par type de dossier, par son extension, et bien d’autres choses encore.

4. Facilité d’utilisation

Le système doit être simple à utiliser pour tout le monde. S’il est trop complexe, vous n’obtiendrez pas l’adhésion totale de votre personnel, ce qui perturbera votre fonctionnement au quotidien, et entraînera une certaine confusion.

5. Accès mobile

Il faut choisir un système de gestion des documents qui soit toujours accessible via des smartphones et des tablettes.

Pensez par exemple aux notes de frais, qui pourront ainsi arriver directement dans votre GED, et classées au bon endroit.

6. Compatibilité

Tous les GED ne sont pas compatibles Mac ET PC. Très peu le sont, en réalité. Bien sûr, répondre à cette question permet déjà de faire un premier tri dans les systèmes proposés. SI vous êtes sous Windows, vous pouvez rayer de la liste tous les logiciels « Mac only », et inversement.

7. Intégration

Cela va de soi, mais le système retenu doit pouvoir s’intégrer facilement aux programmes que vous utilisez déjà, comme votre client de messagerie ou votre logiciel de gestion des relations clients.

Renseignez-vous sur les logiciels pris en charge et les API lorsque vous discutez de toute solution avec un représentant commercial.

8. Prix

Et bien sûr, vous devez garder un œil sur le prix des logiciels envisagés.

En gardant ces critères à l’esprit, vous pourrez sélectionner un logiciel GED qui correspond à vos attentes.

Si toutefois aucun outil n’est adapté à vos besoins, sachez qu’il existe des consultants en gestion de documents qui peuvent vous aider. Ils pourront également vous accompagner dans la création d’un système GED personnalisé. Détaillez vos besoins et votre projet sur Codeur.com pour recevoir leurs devis gratuitement.