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Vous avez décidé de faire passer votre entreprise à l’ère du numérique et souhaitez dématérialiser l’ensemble de vos documents comptables, fiches de paie, contrats, factures. Il vous faut donc adopter un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED). L’offre est large et, bien sûr, les fonctionnalités diffèrent et les tarifs ne sont presque jamais communiqués…
Ensemble découvrons les logiciels de gestion électronique de documents les plus populaires du marché.
Commençons par un éditeur français, Oodrive, créé en 2000. Oodrive propose un logiciel de gestion électronique de documents s’adressant à des entreprises de toute taille.
Sa solution intègre une sauvegarde dans le cloud, la possibilité de signer numériquement les documents. Avec Oodrive vous pouvez centraliser tout type de fichier, les organiser et les échanger en toute sécurité. Accessibles par ordinateurs ou appareils mobiles, vos documents sont partageables par un simple lien.
L’ANSSI, et le RSG ont certifié ce logiciel.
Le logiciel de gestion de documents permet de stocker, gérer et contrôler des documents et des images. Les documents papier peuvent être capturés au moyen d’un scanner.
Le logiciel bénéficie d’une grande capacité d’intégration avec de nombreux logiciels (comme Salesforce) et fonctionne aussi bien à partir d’un appareil mobile que d’un ordinateur de bureau. Il dispose même d’une interface web. Vos collaborateurs ont donc le choix !
Open Bee est un autre système de Gestion électronique des Documents qui vous permet d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous vos fichiers. L’application centralise vos informations dans un espace documentaire sécurisé que vous pouvez partager avec vos collaborateurs, clients et partenaires.
Tous vos documents sont accessibles facilement depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette grâce à une application dédiée.
Vous pouvez même créer des groupes de travail dans lesquels partager des documents avec vos collaborateurs.
Créé en 2004, Qualios propose QualiosDoc, un logiciel GED disponible en licence ou SaaS. Qualios Doc est un logiciel de GED complet qui permet de créer et gérer vos documents.
Vous pouvez importer vos fichiers dans de nombreux formats (.doc, .xls, .ppt, .pdf, .avi, etc) et bénéficiez d’un outil de recherche multicritères ainsi qu’une gestion de favoris.
La validation des documents comprend le versionnage, le suivi et l’historique des actions des utilisateurs, garantissant une traçabilité parfaite.
Qualios a obtenu 7 certifications, dont la norme ISO 9001, référence internationale en matière de management de la qualité.
M-Files est un outil de gestion de contenu adapté aux petites et grandes entreprises dans de nombreux secteurs d’activité. Des déploiements sur site, dans le cloud ou hybrides sont possibles.
Ici, aussi vous avez le contrôle de version, l’accès mobile, la possibilité de signer électroniquement… Vous avez la possibilité de gérer des autorisations.
Le moteur de recherche permet de trouver un document par son nom, son type, des mots-clés, et permet surtout aux utilisateurs de faire des recherches dans le texte des documents !
M-files peut envoyer des notifications aux utilisateurs qui auraient besoin de revoir ou d’approuver une modification de document. Une fonction de « co-auteur » permet aux collaborateurs de modifier simultanément des documents. Des intégrations sont possibles avec diverses applications, dont SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce et NetSuite.
Le logiciel Zeendoc est édité par Sages Informatique, un éditeur français. Cette solution de GED propose de nombreux avantages dont :
Tout est modulable, évolutif et 100 % Cloud ce qui permet à l’outil de s’adapter à des entreprises de toute taille avec une grande capacité d’évolution en fonction des besoins grandissants d’une entreprise en croissance.
eXo Platform dispose d’une solution de gestion de documents permettant de stocker et de gérer des documents.
Le portail est personnalisable grâce à la possibilité d’utiliser le glisser-déposer. Un éditeur WYSIWYG permet également de personnaliser votre espace de travail dont l’interface est skinnable et vous permet donc d’arborer les couleurs de votre entreprise au sein du logiciel.
Fondé en 1987, Appic est leader dans l’édition de logiciels GED. Ses clients ont la possibilité de créer et de conserver leurs documents en grande quantité. Appic revendique la production d’environ 30 millions de documents tous les mois !
Starjet, la solution commercialisée par Appic documents propose plusieurs fonctionnalités parmi lesquelles on retrouve la gestion de tous les formats de fichiers, l’extraction d’informations dans les documents numérisés, un circuit de validation des documents et la définition d’un mode d’impression propre à chacun, le tout dans une interface sécurisée.
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