Alors que la transformation numérique et l’intelligence artificielle progressent, le domaine des ressources humaines évolue également. C’est ainsi que les SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines) ont émergé ces dernières années. Vous pouvez utiliser cet outil pour optimiser et améliorer vos contrôles de processus et de gestion.

Dans ce sens faire appel à un assistant RH freelance qui maîtrise des fonctionnalités que propose les différents outils SIRH se révèle être une excellente solution pour vous aider.

Des fonctionnalités complètes, de nombreux avantages pour vous et vos salariés et des outils performants que nous vous présentons ici. Tour d’horizon du monde du SIRH !

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une plateforme Gestion des Ressources Humaines qui contribue au fonctionnement de plusieurs outils RH dans une seule interface. Le SIRH a pour but d’automatiser certaines tâches et de permettre à différents logiciels RH d’interagir entre eux. Cela améliore le suivi de la gestion du personnel et de la paie.

Le module RH intégré au SIRH appelle les informations de la base de données RH selon les besoins. Le socle RH est l’outil chargé de rassembler toutes les données des employés issues des différents logiciels RH de votre entreprise. Les informations sont ensuite automatiquement partagées avec ceux qui en ont besoin.

L’un des avantages les plus importants de ce type de système d’information est le gain de temps. Les tâches automatisées libèrent du temps pour les responsables RH. De plus, la mise en place du SIRH permet à différents collaborateurs de travailler ensemble. En effet, de nombreux outils numériques facilitent les échanges, tels que la mise en œuvre de chat, le partage de documents, des tableaux de bord interactifs, et l’utilisation de l’intelligence artificielle.

Enfin, en implémentant l’intelligence artificielle dans le SIRH et en utilisant le big data, les prévisions peuvent être mises à la disposition des départements RH. Cela permet notamment à la DRH de prendre plus facilement des décisions et d’aligner plus précisément les stratégies RH et les budgets.

Les fonctionnalités essentielles d’un outil SIRH

Les systèmes d’information RH peuvent intégrer plus ou moins de modules. Étant donné que les éditeurs peuvent ajouter ou supprimer certains modules, il est essentiel que certaines fonctionnalités soient présentes dans la solution SIRH quels que soient les besoins organisationnels. Mais quelles sont les fonctions essentielles d’un SIRH ?

Gestion du temps et des présences

Le SIRH doit être en mesure de suivre les absences et de comptabiliser les heures de travail dans les feuilles de temps. Assurez-vous que le système peut s’adapter aux politiques et pratiques de votre entreprise. En particulier, il est important de vérifier les notions suivantes :

• Possibilité de paramétrer tous les types d’absentéisme acceptés par l’entreprise.

• Définir les types d’absences approuvées par catégorie d’employés.

• Créer des horaires et des feuilles de temps où vous pouvez afficher et saisir les informations requises.

• Suivi simplifié du temps des employés via un téléphone mobile ou un navigateur.

• Créez des rapports d’exception soulignant l’absentéisme, les heures manquées et les heures supplémentaires.

• Définitions nationales et régionales des jours fériés.

• Créez des workflows d’approbation et des rappels pour les demandes de congés et les saisies de feuilles de temps.

Engagement des employés

Ce module améliore l’intégration des nouveaux employés et crée une première impression positive. Il vous aide à remplir les formulaires et à prendre connaissance de la réglementation. Ce module offre :

• D’éliminer la ressaisie des données et un processus simple pour l’intégration des talents nouvellement embauchés.

• Une page d’accueil personnalisée pour présenter les informations de l’entreprise avec vidéo et organigramme.

• La possibilité pour les employés de remplir et de signer des formulaires et des règlements, et de visualiser et de remplir tous les documents requis avant de commencer à travailler.

• Une liste de tâches pour l’ensemble des personnes impliquées dans le processus d’intégration.

Gestion de la paie

Les données RH et la paie sont intimement liées. De nombreux SIRH proposent des modules de paie internes ainsi que des intégrations avec les systèmes de paie les plus importants. Le meilleur module de paie assure :

• D’éviter une ressaisie de données grâce à une intégration étroite avec Core HR.

• Une prise en charge de plusieurs devises.

• Accès des employés aux fiches de paie et aux déclarations de revenus.

• L’intégration avec les modules de gestion du temps, des présences et de la performance.

• La mise à disposition d’outils de validation des données simples pour s’assurer que les données sont correctes avant d’entrer dans le système RH.

• La comparaison des données pour révéler les changements importants entre deux cycles de paie.

Rémunération

Ce processus ne se produit qu’une ou deux fois par an, mais il est important de bien planifier le système de rémunération. Les feuilles de calcul comme Excel sont d’excellents outils pour les RH, mais elles ont également des limites en matière de rémunération. Les modules de rémunération comprennent :

• Des règles pour déterminer quels employés sont touchés par le processus de rémunération.

• Un budget pour éviter les dépenses excessives de l’administrateur.

• Des flux de travail et processus d’approbation.

• Une protection et gestion des données sensibles.

• Des rapports complets pour identifier qui doit se développer et comment le budget est utilisé.

• Un lien vers les évaluations de performance pour générer automatiquement des recommandations d’augmentation de salaire.

Fonctionnalités du SIRH pour les avantages sociaux

Les logiciels SIRH proposent généralement des fonctionnalités spécialisées de gestion des avantages fiscaux des salariés pour faciliter la tâche des services RH. Avec ce module, les responsables RH peuvent :

• Définir diverses options de plan.

• Envoyer rapidement les données des employés aux compagnies d’assurance, à l’administration et aux services de paie.

Les 5 meilleurs outils SIRH

Choisir un logiciel de gestion des ressources humaines est une étape importante pour toute entreprise, que vous soyez une PME ou un grand groupe. Voici, pour vous une sélection de certains des outils SIRH les plus utilisés sur le marché.

1. Lucca

Le logiciel Lucca est composé d’un ensemble de logiciels de gestion RH et financière qui accompagnent votre quotidien de responsable RH. Lucca Software a choisi le SIRH à la carte pour pouvoir proposer une large gamme de services accessibles à tous.

Il est possible de sélectionner l’ensemble des modules et de les utiliser de manière indépendante. Ainsi, vous pouvez gérer seulement les demandes de congés des employés si vous le désirez.

Totalement développé en France, le logiciel Lucca répond à toutes les exigences françaises et européennes concernant le respect des lois du travail et de protection des données.

2. Zest

Zest est un SIRH unique pour améliorer la performance et l’engagement des employés.

Zest est une plateforme digitale web et mobile nouvelle génération qui transforme tous les processus RH et de management en rituels modernes et dynamiques, offrant une expérience collaborateur unique aux équipes terrain également.

Zest crée un cercle vertueux de performance et d’engagement au sein de votre organisation. Zest Digital Suite répond à la fois aux exigences de la direction, des managers, du service RH et des collaborateurs.

3. Nibelis

Nibelis est la nouvelle version du SIRH Best management.

Plus moderne et innovante Nibelis continue de se concentrer sur le cloud et l’automatisation des processus alors que leurs principaux concurrents opéraient encore traditionnellement sur site. C’est donc sans surprise qu’il s’est imposé comme un acteur majeur de la paie en ligne en mode SaaS.

4. Kiwi HR

En 2018, les créateurs de Kiwi HR avaient du mal à trouver un SIRH adapté aux demandes des TPE et PME. C’est pourquoi, en plein explosion de la digitalisation des fonctions RH, ils fondent Kiwi HR. En effet, il est important que les responsables RH puissent se concentrer sur leur cœur de métier.

Cela signifie gérer leur travail humainement sans passer des heures à gérer les tâches administratives quotidiennes. Dans ce sens, Kiwi HR est conçu pour des besoins pratiques et un objectif souvent négligé dans de nombreux logiciels.

5. Eurécia

Eurécia est un SIRH qui se veut évolutif et sur-mesure. Il est, en effet, possible de déterminer les modules dont vous avez réellement besoin. Ainsi, vous adaptez l’outil et le paramétrez selon vos exigences en termes de gestions administratives.

Eurécia est accessible sur tout type d’écran (mobile, PC ou tablettes) et ce 24H/24. Sécurisé, Eurécia garde les données confidentielles ce qui en fait un outil dont la fiabilité est garantie.

Le portail RH  : un point d’entrée unique

Le Portail RH est l’outil de collaboration qui compose le SIRH. Cette plateforme web de gestion des ressources humaines offre aux collaborateurs, managers et équipes RH un accès sécurisé aux données personnelles et professionnelles. Cela facilite la collaboration entre les différents départements.

Cependant, chacun n’a accès qu’aux données RH qui le concernent. La communication entre les RH et les employés devient beaucoup plus fluide et rapide. Le portail RH automatise les tâches pour améliorer les processus tels que la gestion des congés et des absences, les heures de travail, etc. Cela simplifie la gestion du cycle de vie des employés.

Le socle RH pour fidéliser ses salariés

Le socle RH d’une entreprise est un moyen de centraliser toutes les informations administratives et RH de l’entreprise, telles que les informations sur les salariés, la gestion des ressources humaines, les informations juridiques, la gestion des rémunérations, les compétences et la communication interne.

De nombreuses entreprises sont aujourd’hui organisées autour de missions et de projets. Les employés ne sont plus liés à un département et peuvent être déployés de différentes manières. De plus, les entreprises ont de plus en plus tendance à externaliser, notamment par le biais de freelances, d’intérimaires et de petites entreprises spécialisées pour effectuer certaines tâches.

Bien que ces changements soient stratégiques, ils augmentent la charge de travail des recruteurs et de leurs équipes. Mais c’est aussi là que le socle RH peut entrer en jeu. En fait, le socle RH permet à toutes les équipes RH de différents bureaux, installations, agences, et mêmes succursales de trouver les mêmes informations dans un seul logiciel.

Il s’agit d’une solution à forte valeur ajoutée qui apporte des bénéfices significatifs aux services RH et à leurs services de gestion du personnel.

Comment mettre en place un outil SIRH dans votre entreprise  ?

Dans une solution SIRH et le choix de l’outil, il convient d’organiser l’entreprise et de redéfinir les rôles et les responsabilités de chacun. Pour y parvenir, il est recommandé de prendre en compte les points suivants :

• Identifier les besoins de l’entreprise et les axes d’amélioration au sein du service RH. Cela nécessite de se poser différentes questions. En particulier, vous devez poser des questions non seulement sur les attentes, mais aussi sur les limites techniques, financières et humaines.

• Mettre en place une équipe de gouvernance interfonctionnelle et multidisciplinaire.

• Demander aux parties prenantes et aux départements concernés de définir les objectifs attendus (portée du SIRH, échéancier, etc.).

• Définir un cahier des charges en priorisant les éléments à optimiser/développer.

• Choisir un partenaire de confiance en comparant différentes offres de prestataires.

• Adopter la prise de décision pour mettre en œuvre toutes les étapes d’une mise en œuvre efficace du SIRH.

Les avantages d’un SIRH pour les salariés

Du point de vue des collaborateurs, le SIRH présente des avantages significatifs par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion des RH. Grâce au SIRH, les collaborateurs ont désormais un accès simple et direct aux personnelles.

Au lieu de passer par les RH, de passer du temps, et même de voyager à travers divers canaux de communication pour accéder à l’information, les collaborateurs bénéficient d’outils simples d’utilisation et clairs.

En effet, ces outils vous permettent d’automatiser la gestion de vos données. Les collaborateurs sont responsabilisés par les outils SIRH qui leur permettent d’apporter leurs propres modifications et suggestions, par exemple en matière de gestion du temps.

En termes de communication et de relations interpersonnelles entre les salariés et l’entreprise, le SIRH permet un fort sentiment de participation. Les employés se sentent en sécurité en ayant accès aux données via le SIRH, plutôt que de se fier aux informations qui lui sont fournies par la hiérarchie.

Les avantages d’un SIRH pour l’entreprise

Le SIRH présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Entre autres, il permet :

• La simplification de l’organisation du personnel : en utilisant le SIRH, les informations liées à la gestion du personnel sont centralisées.

• L’accessibilité : les informations RH deviennent plus accessibles aux fonctions RH (managers, responsables RH, etc.).

• Un gain de temps : la mise en place d’un SIRH permet de gagner beaucoup de temps en simplifiant les tâches des responsables RH de l’entreprise.

• L’autonomie des employés : le SIRH offre aux employés un accès au portail RH, également connu sous le nom de portail SIRH. Les employés peuvent facilement modifier leurs données personnelles, saisir des notes de frais, demander des congés, etc. ;

• Une vision globale de la gestion RH : avec un SIRH efficace, les employeurs peuvent bénéficier d’une vision globale de la gestion RH de leur entreprise (évolution de carrière, temps de travail, congés, rémunérations, etc.). Cette vision globale facilite la prise de décision, notamment en matière d’évolution de carrière, de vacances ou de rémunération des employés.

Notre astuce pour mettre en place un outil SIRH

Vous l’aurez compris, les outils de SIRH ont transformé le paysage des ressources humaines et ont amélioré grandement les process inhérents. Encore faut-il savoir quel outil choisir en fonction de votre activité, de votre structure et de vos besoins. De plus, l’apprentissage et la maîtrise de ces outils demandent du temps et les ressources internes nécessaires, ce qui n’est pas forcément le cas.

Dans cette démarche, la plateforme de freelance Codeur.com est la solution pour vous aider et vous faire gagner un temps précieux. Faire appel à un freelance, c’est vous offrir un accompagnement grâce à une expertise et une expérience.

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