Une prestation qui ne respecte pas le cahier des charges, un dépassement de délai, un colis endommagé, un matériel défectueux, une erreur de facturation, un contrat résilié sans préavis… Quand on est professionnel, la liste des potentiels litiges avec un fournisseur est longue. Et un litige, ça peut coûter cher à l’entreprise, en énergie et en argent.

Alors, quelles sont les bonnes pratiques pour anticiper et prévenir les problèmes ? Et si, malgré toutes vos précautions, vous étiez confronté à un désaccord avec un fournisseur ? Quelles sont les solutions à votre disposition pour régler le conflit ? Découvrez les conseils et procédures pour gérer un litige avec un fournisseur.

Anticiper le litige avec un fournisseur

La meilleure façon de gérer un litige avec un fournisseur, c’est de faire en sorte qu’il ne se produise pas ! Pour cela, avant de signer un contrat, vous devez clarifier précisément votre commande et bien choisir votre fournisseur.

Prévoir un maximum de clauses dans le contrat

Qualité, forme et contenu des livrables, limites de la prestation, détails du produit, délai de livraison, modalités de facturation… : le contenu de la commande et ses conditions commerciales doivent être clairement définis et précisés avec le fournisseur avant la signature du contrat.

Ne vous contentez pas d’un contrat type. Si un modèle peut servir de base pour ne rien oublier, il est important d’adapter et de personnaliser le contrat en fonction de votre besoin et de vos exigences.

Ajoutez toutes les clauses qui vous semblent utiles, sans craindre d’écrire des informations qui vous paraissent évidentes. Si le contrat est un contrat de longue durée, clarifiez aussi en amont les conditions de son évolution.

Tout doit être formalisé par écrit dans un document signé. La signature du fournisseur vaut acceptation des conditions d’exécution de la commande. En cas de litige, ce document à valeur probante sera au cœur de votre argumentation.

Choisir ses fournisseurs avec soin

Avant de signer un contrat avec un travailleur indépendant ou une entreprise commerciale, prenez le temps de vérifier sa solidité financière, ainsi que la qualité de ses prestations, biens et services.

Avec internet, il est aujourd’hui facile d’accéder à ce type d’informations. Vous pouvez consulter les comptes de la société via un annuaire des entreprises en ligne. Vous pouvez analyser les avis des clients sur le web et les réseaux sociaux.

Pensez également au classique mais efficace bouche-à-oreille pour choisir votre fournisseur. N’hésitez pas non plus à demander des références et des contacts clients dans les entreprises avec lesquelles le fournisseur travaille déjà.

Un appel téléphonique de 5 minutes peut éviter des mois de procédures et de stress.

Régler un litige avec un fournisseur

Si vous devez gérer un litige avec un fournisseur, l’objectif est d’éviter une procédure judiciaire, longue, coûteuse, aléatoire et préjudiciable pour les deux parties.

Saisir la justice ne doit être qu’un dernier recours, après avoir épuisé toutes les solutions alternatives qui s’offrent à vous, le règlement amiable, la médiation et la conciliation.

Essayer de régler le litige avec votre fournisseur à l’amiable

La meilleure solution pour gérer un litige est de dialoguer pour trouver une solution à l’amiable. L’objectif ? Négocier un compromis satisfaisant pour les deux parties. Il est conseillé de garder une trace de vos tentatives de règlement à l’amiable.

Depuis 2015, pour saisir la justice, vous devez en effet prouver que vous avez essayé au préalable de régler le problème à l’amiable. C’est une étape obligatoire, sauf si vous disposez d’un motif légitime justifiant l’intervention immédiate d’un juge.

Pour engager le dialogue, faites-le par écrit, par mail ou courrier simple. Soignez clair et précis dans l’exposé du litige et de votre demande. Si le fournisseur ne réagit pas, adressez-lui une lettre en recommandé pour lui demander de respecter ses engagements ou décrire votre insatisfaction par rapport au produit ou service vendu.

Négocier un compromis qui ne vous met pas en péril

Qui dit compromis, dit concessions mutuelles. Votre fournisseur vous présente de bons arguments pour justifier le non-respect du contrat ? Ou il se trouve dans une situation financière compliquée ?

Si vous devez garder une position d’écoute bienveillante, gardez à l’esprit que c’est lui qui n’a pas respecté les clauses du contrat et son engagement. Votre priorité est de protéger votre activité.

Un compromis ne doit pas vous mettre, vous, dans une situation financière périlleuse ou engendrer un préjudice pour votre entreprise.

Collecter le maximum de documents à charge pour le fournisseur

À cette étape, vous n’avez aucune garantie sur la réaction du fournisseur à votre tentative de résolution à l’amiable.

Par prudence, collectez un maximum de documents pour prouver votre bon droit auprès de la justice, argumenter votre demande et témoigner des démarches effectuées avant de saisir le juge. Ces documents sont également importants pour faciliter les étapes suivantes si le règlement à l’amiable n’aboutit pas.

Faire intervenir un médiateur

Si le fournisseur ne donne pas suite à votre tentative de résolution amiable ou si vous n’arrivez pas à trouver un compromis acceptable, vous pouvez recourir à la médiation.

Le médiateur est un tiers indépendant neutre et impartial. Sa mission est d’aider les deux parties d’un conflit à trouver un accord. Il garantit le déroulement de la négociation, l’équilibre de la parole et l’écoute. Il aide à faire émerger une solution sans conseiller ni juger.

Dans le cadre d’un conflit à résoudre entre deux professionnels, son service est payant. Les frais sont répartis entre les deux parties selon des modalités de répartition à déterminer. Sous conditions, vous pouvez accéder aux services gratuits du médiateur des entreprises.

Recourir au conciliateur de justice

Vous pouvez aussi vous orienter vers un conciliateur de justice assermenté. C’est un médiateur public bénévole compétent, entre autres, pour régler les conflits entre commerçants. Son rôle est de trouver une solution amiable à un litige entre plusieurs parties. Contrairement au médiateur, il peut soumettre des propositions pour régler le conflit. Les parties sont libres de les suivre ou non.

Il peut être saisi avant d’intenter une action en justice, mais aussi après l’ouverture d’une procédure judiciaire. La demande s’effectue auprès du Greffe du tribunal compétent ou sur la plateforme internet en ligne Tiers conciliateurs.

Ce service gratuit doit permettre de réduire le nombre de procédures judiciaires. Si un accord est trouvé, il est consigné dans un constat écrit, signé par toutes les parties et homologué par le juge du tribunal compétent.

Depuis l’arrêt du Conseil d’État du 22 septembre 2022, l’étape de la médiation et/ou de la conciliation n’est plus obligatoire pour pouvoir saisir la justice.

Aller en justice pour régler le litige avec votre fournisseur

Si toutes vos tentatives amiables pour trouver une issue au conflit échouent, il ne vous reste qu’une solution : aller en contentieux devant la justice.

Comment saisir la justice pour régler un litige avec un fournisseur  ?

Saisir le tribunal compétent

Vous devez saisir le tribunal compétent. Dans le cadre d’un litige entre deux commerçants, c’est le Tribunal de Commerce qui doit être saisi.

À défaut, suite à la réforme de la justice en 2021, le tribunal judiciaire – fusion du tribunal d’instance et du tribunal de grande instance –, est compétent. Pour des sommes inférieures à 10 000 euros, le litige sera porté devant la chambre de proximité.

Géographiquement, en règle générale, le tribunal compétent est le tribunal du siège social du fournisseur. Cela peut être aussi celui du lieu de livraison du matériel ou produit défectueux ou d’exécution de la prestation.

Comment saisir le tribunal pour un litige avec un fournisseur  ?

Le tribunal peut être saisi par assignation ou par requête.

La requête est possible pour des litiges dont la valeur est inférieure à 5 000 euros. Elle peut être conjointe si vous êtes d’accord avec le fournisseur pour porter votre litige commun en justice.

La requête est transmise par courrier ou en ligne au greffe du tribunal compétent. La demande doit comprendre un courrier détaillé, portant toutes les mentions obligatoires, accompagné de la copie de toutes les pièces justificatives.

C’est ensuite le tribunal qui convoque les deux parties. Vous pouvez déposer une requête en injonction de faire pour obliger le fournisseur à réaliser la prestation attendue, livrer le produit commandé ou remplacer un matériel défectueux.

Si vous n’êtes pas certain de la valeur du litige, mieux vaut saisir le tribunal par assignation. Cette procédure est plus complexe. C’est vous qui assignez votre fournisseur en justice. Vous devez au préalable obtenir une date d’audience auprès du tribunal. Puis vous transmettez à votre adversaire, par l’intermédiaire d’un commissaire de justice, l’assignation à comparaître.

Ce document très formalisé porte des mentions obligatoires comme le tribunal compétent, le lieu, le jour et l’heure de l’audience, l’objet de votre demande, les motifs du litige, la liste des pièces justificatives ou encore la démarche amiable tentée au préalable. Le tribunal est officiellement saisi quand il reçoit copie de l’assignation.

Le non-respect des délais ou de toute autre obligation procédurale entraîne l’annulation de l’assignation. C’est pourquoi le recours à un avocat est conseillé.

Notre astuce pour limiter les litiges au quotidien

Gérer un litige avec un fournisseur est une source d’incertitudes, de stress et d’instabilité pour tout professionnel. Un litige peut engendrer une perte financière. Dans tous les cas, cela représente une consommation élevée de temps et d’énergie et la mise en œuvre de procédures parfois complexes.

Des outils peuvent vous aider à réduire les risques de litige avec vos clients. Pour vos devis et votre facturation, la solution de facturation gratuite en ligne Facture.net facilite votre comptabilité et prévient les erreurs et les problèmes liés à la facturation de vos clients.

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