À un moment donné, un propriétaire d’entreprise peut avoir besoin de modifier ou d’annuler une facture.

Que ce soit en raison d’une information client incorrecte, d’une remise oubliée ou d’un remboursement, la facture annulée doit être enregistrée avec précision dans vos dossiers.

Les factures étant des documents juridiquement contraignants, leur annulation doit être effectuée correctement par l’émission d’une facture d’avoir. Une facture d’avoir, également connue sous le nom de  » note de crédit « , est un document émis par une entreprise à l’intention d’un client pour annuler tout ou partie d’une vente. Elle est également utilisée pour documenter un remboursement.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir et comment les traiter ?

Une facture d’avoir a plusieurs fonctions différentes, notamment :

Chaque fois que vous rendez de l’argent à un client ou que vous annulez tout ou partie d’une vente, une note de crédit doit être émise. C’est bénéfique à la fois pour votre entreprise, à des fins comptables, et pour le client, qui peut ainsi s’assurer que la vente a été annulée ou qu’un remboursement a été effectué.

Une facture d’avoir est un document juridique officiel, au même titre qu’une facture ou un bon de commande, que les fournisseurs remettent aux clients pour les informer qu’un crédit est appliqué à leur compte pour un certain nombre de raisons. C’est un moyen d’émettre des remboursements complets ou partiels pour des factures qui ont déjà été émises ou payées. Vous pouvez émettre une facture d’avoir à vos clients lorsque :

Des notes de crédit doivent être émises lorsqu’il est nécessaire d’annuler tout ou partie d’une facture qui a déjà été émise. Cela permet de conserver des enregistrements comptables corrects, car les factures ne peuvent pas être supprimées ou modifiées une fois émises. Les notes de crédit vous permettent de supprimer le montant de la facture de vos registres financiers sans supprimer la facture elle-même. Pourquoi est-ce important ? Dans certains pays, les pistes d’audit sont légalement obligatoires, ce qui signifie que la suppression des factures est illégale.

Des notes de crédit peuvent également être émises dans le cas où un client apporte une modification à une commande après l’émission d’une facture. Parfois, les vendeurs accordent des crédits à un acheteur en guise de bonne volonté dans les cas où le contrat de vente initial ne prévoyait pas de politique de remboursement explicite pour les articles retournés. Cela permet à l’acheteur d’échanger les articles achetés contre d’autres articles proposés par le vendeur.

D’une manière générale, vous pouvez utiliser les notes de crédit dans toute situation qui nécessiterait la modification et la ré émission d’une facture. La note de crédit est souvent liée à une facture. Toutefois, il est possible de les émettre séparément, afin qu’elles puissent être utilisées contre une autre facture à l’avenir.

Les notes de crédit ne doivent pas être confondues avec les bordereaux de débit qui sont un document commercial officiel émis par un acheteur à un vendeur pour demander une note de crédit.

Quelles informations doivent figurer sur une facture d’avoir ?

Les factures d’avoir suivent un format similaire à celui des factures ordinaires, mais elles ont une fonction entièrement différente. Alors que les factures ordinaires sont liées à une demande de paiement, une note de crédit indique une annulation ou un retour de fonds au client.

Les factures d’avoir sont des documents financiers qui nécessitent certaines informations pour être valables. En règle générale, ils doivent inclure les mêmes détails que ceux que l’on trouve sur une facture ordinaire, plus quelques détails supplémentaires pour préciser le crédit. Les notes de crédit doivent comporter les éléments suivants :

Notes de crédit et annulation de factures

Factures d’avoir pour l’annulation de factures incorrectes

Tout le monde fait accidentellement des erreurs, et chaque entreprise, à un moment ou à un autre, commet une erreur sur une facture.

Si vous tapez incorrectement les coordonnées de votre client et que vous l’envoyez à ce dernier, vous devez émettre une facture d’avoir pour annuler la totalité de la facture. Ensuite, vous devez créer et émettre une toute nouvelle facture avec les informations correctes.

Si vous avez accidentellement saisi un produit ou un service qui n’aurait pas dû être inclus dans la vente, vous pouvez simplement émettre une note de crédit pour celui-ci. Cela annule la ligne d’un article plutôt que la facture entière, il n’est donc pas nécessaire de créer une toute nouvelle facture.

Notes de crédit pour les remboursements

Si un client a accidentellement payé une facture en trop ou retourné un produit pour un remboursement, vous devez émettre une facture d’avoir pour documenter les fonds retournés. Dans le cas où un client retourne des produits provenant d’une vente existante, la note de crédit doit être liée à la facture originale et la transaction de remboursement doit être liée à la note de crédit.

D’autre part, si un client paie une facture en trop et que vous ne faites que lui rembourser la différence, l’avoir ne doit pas être lié à la facture car celle-ci est déjà payée en totalité. Dans ce cas, un avoir autonome doit être émis séparément de la facture originale, et la transaction de remboursement doit être liée à ce dernier.

Une autre méthode consiste à conserver les fonds qui auraient été retournés au client. Au lieu de cela, offrez au client un crédit pour de futurs achats. Toutefois, cela doit faire l’objet d’un accord entre les deux parties, ou être inclus dans vos conditions générales.

Les notes de crédit pour les factures impayées

Les notes de crédit doivent être émises dans le cas où un client se retire de la vente avant d’effectuer un paiement. Ils peuvent également être émis si votre entreprise ne peut pas fournir les biens ou services inclus dans la facture. Dans ces cas, vous pouvez émettre une note de crédit pour annuler ce qui est dû, et la note de crédit permet au client de savoir que la facture a été annulée.

Comment puis-je créer une facture d’avoir ?

Tout comme pour les factures, il existe de nombreuses façons de créer une note de crédit. Les avantages et les inconvénients de chaque type de note de crédit que vous pouvez créer sont listés ci-après :

Créer des factures d’avoir à la main

Certaines entreprises préfèrent rédiger les notes de crédit à la main et les envoyer par courrier à leurs clients. Ce processus peut prendre beaucoup de temps et il est possible que la note de crédit se perde dans le courrier. Vous devrez peut-être aussi payer des frais supplémentaires pour l’affranchissement.

Bien qu’il s’agisse du processus le plus courant d’envoi de documents, il existe aujourd’hui de meilleures méthodes, car tout se fait en ligne. Si vous préférez rédiger la note de crédit à la main, vous devrez alors vous assurer que chaque document est conforme et contient un numéro de note de crédit unique.

Créer des factures d’avoir avec Word

Word est un logiciel que presque tout le monde sait utiliser. Il est couramment utilisé pour créer des factures et des notes de crédit, mais bien qu’il s’agisse d’un logiciel de création de documents simple, il n’a pas été spécifiquement conçu pour créer des documents financiers. Par conséquent, vous devrez toujours additionner manuellement les totaux et vérifier que les informations requises sont correctement saisies.

Créer des factures d’avoir avec Excel

Par rapport à Word, Excel est beaucoup plus adapté à l’automatisation de vos factures et notes de crédit. Grâce à l’utilisation de formules Excel, vous pouvez créer un modèle qui additionne automatiquement les totaux et crée un nouveau numéro de note de crédit pour chaque document. Cependant, vous devrez toujours saisir manuellement les informations relatives à vos clients.

Créer des factures d’avoir avec un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation est un autre moyen de créer des factures d’avoir pour votre entreprise. Ces logiciels sont conçus spécifiquement pour la facturation et les documents comptables, ce qui les rend beaucoup plus simples que les autres solutions.

Notre astuce pour annuler une facture d’avoir

Il se peut donc que vous ayez besoin de corriger des factures qui ont déjà été envoyées à des clients. Pour de telles situations, Facture.net fournit un workflow spécifique, qui permet de corriger rapidement les factures envoyées.

Avec l’outil de facturation en ligne Facture.net, vous pouvez créer et envoyer une facture d’avoir en moins d’une minute. Puisque vous pouvez importer une liste de vos clients et de vos produits, vous pouvez rapidement les sélectionner à partir de la page d’édition de la note de crédit, et le système remplira automatiquement les détails.

La plateforme garantit que vos notes de crédit sont conformes aux réglementations locales. Vous pouvez également sélectionner facilement le taux de taxe de vente correct si nécessaire. Vos paiements sont automatiquement ajoutés à votre tableau de bord, de sorte que vous pouvez facilement réconcilier vos factures et vos notes de crédit avec vos transactions.