Toute vente de bien ou de service doit s’accompagner d’une facture bien rédigée comme le stipule le code du commerce. Lorsque vous réalisez vos premières factures en tant qu’entrepreneur, vous vous demandez sans doute à quel moment envoyer vos factures aux clients ? Vous devez délivrer vos factures dès que votre vente est réalisée, et la date de délivrance doit être mentionnée sur le document.

Voici tout ce que vous devez savoir sur les délais de facturation.

Pourquoi est-il nécessaire de facturer ?

La facture est un document obligatoire pour réaliser des échanges commerciaux. Les factures vous permettent de garder une trace de toutes vos transactions commerciales et sont nécessaires pour votre comptabilité. La facture est également une preuve d’accord commercial avec votre client au niveau juridique. Elle vous servira de preuve en cas de non règlement.

D’un point de vue fiscal, la facture permet d’établir votre déclaration de TVA et d’en obtenir la potentielle déduction.

Quand réaliser vos factures ?

Dès que la vente de bien ou de service est réalisée, vous devez établir une facture. Si votre entreprise réalise des ventes de marchandises, vous devez donc rédiger la facture lorsque vous vous êtes entendu avec le client sur le bien et son prix. Il s’agit donc de la date de la commande.

Il est également possible de réaliser des factures périodiques dans le cas d’une livraison régulière de produits.

Si il existe un délai entre la date de commande et la date de remise du produit, vous pouvez donner votre facture à la remise si celle-ci intervient dans un délai inférieur à 30 jours.

Si votre activité professionnelle consiste à réaliser des prestations de services, vous devez émettre la facture lorsque les prestations sont terminées.

Dans le cas d’une prestation de longue durée, vous pouvez établir une facture d’avancement sans devoir attendre la fin de la prestation.

Respect du délai de facturation

Un délai de facturation trop long peut avoir un impact négatif sur votre entreprise notamment en cas de litige entre un créancier et son débiteur. Il est donc recommandé d’envoyer vos factures rapidement après la date de livraison ou de réalisation de prestation.

Du point de vue légal, la loi stipule que vous devez envoyer la facture au plus tard 15 jours après la date de livraison. Cependant, de nombreuses entreprises facturent en fin de mois pour des raisons comptables.

Dans le cas de prestations isolées pour des particuliers ou de petites entreprises, il est fortement recommandé d’envoyer rapidement la facture.

Si votre facture implique de la TVA :

Dans le cadre d’une transaction entre professionnels, le règlement de la facture avec un sursis discuté au préalable est possible.

Pourquoi facturer rapidement ?

La législation française encadre les délais de facturation des entreprises en imposant de facturer lors de la réalisation d’une vente. Une facturation peut être établie dans le délai maximum d’un mois dans certains cas mais facturer rapidement représente certains avantages comme :

Si vous oubliez de facturer, cela peut avoir des conséquences juridiques fâcheuses. Une demande de paiement suite à une facture établie tardivement peut être jugée irrecevable selon le délai de prescription.

De plus, vous encourez 50 € d’amende en cas de facturation tardive.

En tant qu’entrepreneur, vous avez donc tout intérêt à envoyer vos factures rapidement aux clients.

Le cas de la facture d’acompte

Selon votre secteur d’activité, vous pouvez demander un acompte à vos clients. Dans ce cas, vous devrez établir une facture d’acompte à moins qu’il s’agisse d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.

La facture d’acompte doit être transmise au client au moment du paiement de l’acompte. Et si vous demandez plusieurs acomptes, vous devrez alors établir une facture à chaque paiement.

La facture définitive est remise à la fin de la prestation.

Le cas de la facture pro-forma

La facture pro-forma est un document réalisé seulement pour la forme et ne fait pas office de document comptable obligatoire. Les informations qui figurent sur une facture pro-forma sont :

Même si ce document n’a pas de valeur juridique ou comptable, il sert à faciliter les échanges commerciaux avec le client.

Vous ne pouvez pas exiger de paiement d’une facture pro-forma, celle-ci est remise à titre indicatif au même titre qu’un devis.

Comment transmettre votre facture ?

Quelle est la meilleure façon de donner votre facture au client ?

Vous pouvez envoyer votre facture par courrier postal sous format papier. Bien qu’il soit de plus en plus courant de dématérialiser les documents comptables, cette méthode traditionnelle est toujours utilisée à ce jour. En revanche, vous êtes dépendant de la poste et des délais associés à vos envois, de plus ce n’est pas la façon la plus sécurisée de transmettre vos factures.

Pour vous assurer de la réception de vos documents par vos clients, il est conseillé d’effectuer les envois de factures par email. De plus, cette méthode représente un gain de temps grâce à l’expédition instantanée et d’argent puisque vous ferez une économie de frais de port.

En conclusion, vous pouvez établir et envoyer vos factures dès que la vente est conclue. Vous avez un délai de 30 jours maximum pour facturer vos clients mais il est conseillé de le faire rapidement.

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