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Il existe un certain nombre de règles à connaître sur la conservation des factures au sein d’une entreprise. Si vous ne respectez pas ces règles, vous pouvez vous exposer à de lourdes sanctions. En effet, vous êtes tenus de conserver les factures des fournisseurs et des clients mais également tous les autres justificatifs comptables. Pour organiser tous ces documents, vous devez mettre en place un système d’archivage.
Mais combien de temps et de quelle façon faut-il conserver vos factures pour assurer une bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise ?
En règle générale, le Code du Commerce stipule que toutes les factures clients et fournisseurs ainsi que les justificatifs comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la dernière opération comptable.
La législation fiscale, quant à elle, déclare que toutes les factures et pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 6 ans à partir de la date d’établissement ou de la dernière opération qui apparaît sur les registres de la société.
Il faut surtout retenir que les livres, les registres comptables et les pièces justificatives sont à conserver au moins 10 ans.
Il est nécessaire de conserver vos factures professionnelles en France et l’administration fiscale doit impérativement y avoir accès. Pour conserver vos factures clients et fournisseurs, il existe deux possibilités :
Pour conserver tous vos justificatifs comptables, vous devrez les archiver de manière simple et organisé pour pouvoir vous y retrouver facilement. Si votre entreprise finalise de nombreuses transactions et que vous n’avez pas un système d’archivage organisé, la conservation de vos factures peut devenir très compliqué à gérer.
Si ces conditions ne peuvent pas être respectées par l’entreprise, les documents devront être conservés sous format papier.
Il est devenu essentiel et même obligatoire en 2020 de dématérialiser les factures. La dématérialisation fiscale vous permet de mettre en place un système de facturation entièrement numérisé.
Pour conserver vos factures sous format électronique, elles doivent être stockées sur un serveur informatique en France ou dans un Etat membre de l’Union Européenne. Si celui-ci se trouve dans un pays hors Union Européenne, il devra fournir les même conditions qu’en France sur l’accès aux données. Dans ce dernier cas, vous devrez tout de même en informer l’administration fiscale.
Une facture en version numérique ne peut être conservée sous format papier qu’au bout d’un délai de 3 ans minimum. En attendant, le document comptable doit être conservé sur le serveur informatique. Passé ce délai, l’entreprise est libre de conserver les factures clients et fournisseurs sous les deux formats. En effet, l’administration fiscale peut vous demander la version numérique de vos documents.
Si vous ne respectez pas l’obligation de conservation des factures durant la période exigée par le Code du Commerce ou la législation fiscale, vous vous exposez à de lourdes sanctions :
Il est nécessaire de conserver vos factures pendant 10 ans. Vous devez donc mettre en place un système d’archivage organisé et facilement accessible. En respectant ces règles vous évitez le risque d’être sanctionné par l’administration fiscale.
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