Les notes de frais. Souvent incontournables lorsque l’on engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, elles peuvent vite devenir angoissantes. Des papiers partout, des justificatifs perdus et les dépenses qui s’accumulent…

Pour éviter la banqueroute et aborder la gestion des notes de frais plus sereinement, nous avons réunis pour vous quelques règles à suivre et astuces afin de vous faciliter la vie.

Note de frais  : pour quel type de dépenses  ?

Pour commencer, vous devez connaître les types de frais qu’une entreprise peut prendre en charge. Cela vous évitera des mauvaises surprises. Les notes de frais étant surveillées de près par l’URSAFF, les dépenses couvertes par les sociétés sont encadrées. Vous pourrez donc faire des notes de frais pour  :

Les conditions de remboursement d’une note de frais

Pour obtenir le remboursement de ces dépenses, les frais engagés doivent être  :

Les champs obligatoires

Pour que la note de frais soit valide, elle doit obligatoirement contenir les champs suivants  :

Comment faire une note de frais  ?

Établir une note de frais est un processus toujours identique. Le collaborateur avance le montant des dépenses, puis il rédige sa note de frais en prenant soin de mentionner tous les champs évoqués précédemment. Il fournit également les justificatifs de ses dépenses.

Dans le cas où vous auriez perdu un justificatif, il vous restera une solution  : la déclaration sur l’honneur. Cette méthode reste néanmoins à utiliser avec parcimonie, pour ne pas vous attirer les foudres du service comptable.

Pour créer une note de frais, vous pouvez utiliser  :

1. Un support papier

Souvent employée dans les petites structures qui n’ont pas besoin de traiter beaucoup de notes de frais. Elles ont malgré tout des inconvénients. En premier lieu, l’aspect manuscrit peut entraîner des pertes ou oublis. Il se peut aussi que les difficultés de relecture ralentissent le processus. Sans compter que le papier prend de la place et que cela suppose de disposer de solutions de stockage conséquentes.

2. Traitement de texte ou tableur

Il est possible de créer un modèle sur traitement de texte ou tableur que les collaborateurs n’ont plus qu’à remplir. Les notes peuvent ensuite être imprimées mais le problème du papier se pose à nouveau.

Un tableau Excel peut permettre un stockage numérique mais il sera impossible de joindre les justificatifs, ce qui peut vite être contraignant.

3. Les logiciels de gestion de notes de frais

Plusieurs solutions existent pour permettre aux comptable de disposer de logiciels de gestion de notes de frais agiles et complets. Pour les structures de moyenne ou grande taille, cela peut s’avérer indispensable.

La procédure de remboursement des notes de frais

Une fois que le salarié fournit ses notes de frais, le responsable de service valide les dépenses. C’est ensuite le comptable qui intervient afin de contrôler les justificatifs puis le service financier procède au remboursement.

Les notes de frais peuvent être prises en charge de deux manières  :

Pour finir, notons qu’il n’existe pas de délai légal précis pour fournir les justificatifs des dépenses par le salarié, à son employeur. L’entreprise a le droit néanmoins d’en fixer un, en interne. Côté employeur, l’entreprise se doit de rembourser les notes de frais dans un délai dit « raisonnable ».