La méthode utilisée pour approcher vos prospects a un impact significatif sur le taux de réponse que vous obtiendrez.

Plutôt que de choisir entre un appel et un email en fonction de vos préférences personnelles, vous avez tout intérêt à utiliser la méthode privilégiée par le prospect lui-même.

Comment savoir quel moyen de contact est le plus approprié  ? En suivant ces 4 indices  !

1. L’heure et le jour de la semaine

Tout d’abord, consultez votre calendrier et votre montre. Statistiquement, les taux de réponse à un appel augmentent au fur et à mesure de la journée et de la semaine. En d’autres termes, une personne est plus susceptible de répondre au téléphone dans l’après-midi, à partir du mercredi.

Mais que faire si un prospect ne décroche pas son téléphone  ? Laissez un message vocal. Le taux de réponse aux messages vocaux augmente également plus tard dans la journée. En effet, les gens vérifient souvent leur messagerie avant de rentrer chez eux.

Si vous avez programmé des relances le matin, ou en début de semaine, choisissez plutôt l’option de l’email. Vous pourrez toujours relancer au téléphone 2 ou 3 jours plus tard, en fin de semaine.

2. L’objectif du contact

Quel est votre objectif durant ce contact  ? Prendre rendez-vous  ? Obtenir plus d’informations sur le prospect  ? Relancer une proposition  ?

Le fait de comprendre votre demande et de la classer dans la catégorie ” faible ” ou ” forte ” vous aidera à déterminer si vous devez appeler ou envoyer un courriel.

Les demandes fortes exigent un engagement de la part du prospect  : vous souhaitez qu’il fasse quelque chose. Parmi les demandes fortes, nous trouvons  :

• Les demandes de rendez-vous (face à face ou téléphonique)
• La mise à disposition d’une période d’essai ou de formation
• La transmission de votre offre à d’autres décisionnaires

Les demandes jugées « faibles » nécessitent plutôt un retour informatif du prospect  :

• Avoir des informations complémentaires sur ses besoins
• Demander si ses besoins ont évolué
• Relancer l’attente d’une signature

Pour un contact qui demande un engagement du prospect, choisissez le téléphone. Pour un renseignement complémentaire, préférez l’email.

3. Le niveau de décision du prospect

Plus votre prospect est haut placé dans une entreprise, plus vous avez de chances de l’atteindre en direct lorsque vous appelez. Or, cette conversation en direct l’emporte sur un échange de courriels.

En effet, les prospects décisionnaires sont généralement plus à l’aise au téléphone et moins intimidés par les appels de vente. Et s’ils ne répondent pas au téléphone  ? Ils ont une secrétaire qui peut prendre votre message ou vous donner un rendez-vous.

Si le prospect est situé en bas ou milieu d’échelle, il n’a pas d’assistant pour répondre à sa place. Par ailleurs, ces professionnels sont souvent éloignés de leur bureau  : déplacement, réunion, travail de groupe… Vous arriverez probablement mieux à les joindre par email.

4. Le profil du prospect

Chaque acheteur dispose de son propre style de communication. Leur préférence dépend de plusieurs facteurs  : leur âge, la nature de leur travail, leur industrie…

En général, les millenials préfèrent les emails aux appels. Si vous vous adressez à un prospect de moins de 35 ans, tenez-en compte.

Les professionnels en contact avec la clientèle sont plus enclins à parler au téléphone, parce qu’ils y sont habitués. À l’inverse, les employés de bureau ont généralement une préférence pour les messages électroniques.

Enfin, les industries plus traditionnelles et les professionnels de plus de 45 ans sont davantage habitués aux coups de fil.

Ces quatre critères facilitent grandement le choix entre un courriel et un appel téléphonique pour votre prospection. Cependant, n’hésitez pas à alterner entre les deux moyens de communication, si vous vous apercevez que votre prospect n’est pas réceptif au premier moyen utilisé.

Vous avez d’autres conseils à apporter pour mieux choisir entre appel et email  ? Partagez-les en commentaire.