L’administration impose aux entrepreneurs des règles strictes de numération de facture : un système destiné à faciliter le travail des fonctionnaires en cas de contrôle fiscal.

Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, ces quelques conseils vous seront certainement très utiles.

1) Utilisez un repère chronologique

Une date suivie d’un numéro, une suite de chiffres, peu importe, l’important c’est que votre système de facturation soit continu. En aucun cas, vous ne pouvez insérer une nouvelle facture entre deux factures déjà créées.

Voici des exemples de ce que l’on peut faire ou ne pas faire au regard de la loi  :

• Autorisé  : 2017-12-001 puis 2017-12-002
• Interdit  : 2017-12-001 suivit de 2017-12-003

Dans cet exemple la facture 2017-12-002 est manquante. Dans ce cas, la numérotation est non séquentielle, donc incorrecte.

Pour votre facturation vous avez le choix entre plusieurs possibilités, parmi les plus fréquentes se trouvent  :

• La suite séquentielle  : 01, 02, 03, 04 ;
• L’année suivie d’une suite séquentielle  : 2017-1, 2017-2, 2017-3 ;
• L’année suivie du mois et puis d’une suite séquentielle  : 2017-06-01, 2017-06-02, 2017-06-03…

2) Personnalisez votre facturation

Vous avez une activité de services et une autre de vente de produits  ? Il serait peut-être judicieux de distinguer vos factures.

Pour ce faire, insérez une lettre ou une suite de lettres avant votre numération  : Ser-2018-1 ou encore Pro -2018-1. Il vous sera alors très facile de retrouver les factures liées à l’une ou l’autre de vos activités.

3) La numérotation des factures à pages multiples

Les factures de plusieurs pages doivent absolument comporter le numéro de facture sur chaque feuille. Elles doivent suivre la fréquence suivante  : n/N, soit n, le numéro de la page et N, le nombre total de pages. Par exemple 3/6.

4) À ne pas faire lors de votre facturation

En matière de numérotation de facture, certaines pratiques qu’elles soient volontaires ou non sont interdites. On pense notamment à  :

• Donner le même numéro à 2 factures différentes
• Le nom respect de l’ordre chronologique dans votre numération de facture
• La non-continuité de la séquence numérique en cours d’année  : seul le commencement d’une nouvelle année
• Calendaire fait que votre facturation reprend à zéro ou que votre système de numérotation puisse être modifié.

Strictement interdit  : l’annulation de facture

Vous avez commis une erreur dans votre facturation et souhaitez rectifier votre facture  ? Sachez qu’il est interdit de l’annuler et d’en émettre une nouvelle. Vous devez impérativement créer un avoir.

5) Utilisez un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation peut vous éviter de nombreuses erreurs bêtes.

Outil destiné à faciliter la vie des entrepreneurs, le logiciel CRM & facturation Facture.net est entièrement gratuit et vous permet d’émettre rapidement vos factures.

Il vous offre également la possibilité de choisir le type de numérotation de facture, de suivre les paiements, d’émettre une relance en cas de dépassement d’échéance, de calculer les frais de retard de paiements…

Cet outil très complet vous assure une gestion optimale de votre facturation. Il transforme vos devis en factures téléchargeables sous format PDF, CSV, Excel ou JSON.

Véritable aide à la fonction commerciale, Facture.net vous apporte une vue détaillée de l’activité liée à chacun de vos clients.

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