Lorsque l’on dirige une entreprise ou que l’on est indépendant, la facturation est une étape obligée.

S’il est possible de créer et d’éditer ses factures « manuellement », à l’aide d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur par exemple, cette méthode présente un certain nombre de défauts qui peuvent vous pousser à l’erreur.

L’utilisation d’un outil de facture en ligne peut donc vous faire gagner un temps précieux et vous éviter des fautes toute bêtes (mais qui peuvent coûter cher).

Voici un petit florilège des erreurs communes qu’un logiciel de facturation peut vous épargner.

1) Les factures non sauvegardés

Personne n’est à l’abri d’un pépin informatique : si votre ordinateur décide subitement de rendre l’âme, c’est toutes les données sauvegardées sur votre disque dur qui sont menacées.

Ennuyeux, sachant que vos factures doivent légalement être conservées pendant au moins 10 ans.

Un outil de facturation vous permet de sauver et de stocker vos factures en ligne : de quoi avoir l’esprit tranquille et éviter les pertes.

2) Les numéros de facture non mis à jour

Pour rappel, chacune de vos factures doit posséder un numéro d’identification unique, respectant un ordre chronologique.

En faisant manuellement votre facturation, vous pourriez oublier de mettre à jour ce numéro sur une nouvelle facture (voire plusieurs), ce qui la rendrait caduque.

Une solution de facturation clé en main, quant à elle, numérote automatiquement vos documents, vous empêchant de perdre le fil.

3) Les erreurs de calcul

En rédigeant une facture à la va-vite, vous pourriez commettre de petites erreurs de calcul qui nuiraient à votre facturation.

Par exemple :

• Vous pouvez sous-estimer (ou surestimer) le montant des prestations ou produits vendus ;
• Vous pouvez vous tromper dans le calcul de la TVA.

Avec un logiciel de facturation, il n’y a plus aucun risque : vous n’avez qu’à renseigner les prix unitaire HT et les quantités, le reste est calculé automatiquement.

Un outil comme Facture.net vous permet d’éviter toute erreur de calcul.

4) Les coordonnées client introuvables

Vous avez beau avoir fouillé partout, impossible de mettre la main sur les coordonnées de ce client qui n’avait pas passé commande chez vous depuis un certain temps.

Cela tombe mal : le nom et l’adresse de l’acheteur doivent obligatoirement apparaître sur une facture.

Avec un logiciel combinant CRM (Gestion de la relation Client) et factures, vous gardez une trace de tous vos contacts et pouvez accéder un un clic à leurs coordonnées.

5) La date de la facture erronée

Autre règle à connaître : toute facture doit être datée du jour de son émission.

Là encore, vous pourriez par mégarde réutiliser la date d’une précédente facture et créer un document erroné, tandis qu’un logiciel permet de dater vos factures sans effort.

6) Le délai de paiement non précisé

Il est essentiel d’indiquer un délai de paiement et des pénalités de retard dans vos factures (du moins, celles qui sont adressées à des professionnels).

C’est notamment un très bon moyen d’éviter les retards de paiement.

Une solution de facturation vous permet de renseigner ces informations très simplement et de ne pas passer à côté.

Conclusion

Utiliser un logiciel de facturation et CRM vous permet donc d’éviter de nombreuses erreurs bêtes qui pourraient vous coûter du temps et de l’argent.

Et quand il existe des solutions complètes et 100 % gratuites comme Facture.net, il n’y a aucune raison de se priver !

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